Odoo umfasst eine große Zahl an Apps, von Verkauf und Buchhaltung über Lager und Fertigung bis zu Personal und Website. Diese Auswahl ist eine Stärke des Systems. Sie verleitet aber auch dazu, gleich zu Beginn möglichst viel einführen zu wollen.
In der Praxis zeigt sich häufig: Eine Einführung gelingt besser, wenn Sie mit einem überschaubaren Kern starten und dann schrittweise erweitern. Dieser Artikel hilft Ihnen, diesen Kern für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
Vom Prozess ausgehen, nicht von der App-Liste
Der beste Ausgangspunkt ist nicht der App-Katalog, sondern Ihr Geschäftsalltag. Stellen Sie sich drei Fragen:
- Wie kommt ein Auftrag zu uns, und was passiert bis zur Rechnung?
- Wo entsteht heute der meiste doppelte Aufwand, etwa durch Abtippen oder Excel-Listen?
- Welche Informationen fehlen uns regelmäßig, wenn wir Entscheidungen treffen?
Die Antworten zeigen, wo Odoo zuerst den größten Nutzen bringt. Erst danach lohnt sich der Blick darauf, welche Apps diese Abläufe abbilden.
Die Basis für fast alle Unternehmen
Einige Bausteine sind in nahezu jeder Einführung sinnvoll:
- Kontakte: Die gemeinsame Adressbasis für Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner. Sie ist die Grundlage für alle anderen Apps.
- Verkauf: Angebote und Aufträge erstellen, versenden und nachverfolgen.
- Rechnungsstellung oder Buchhaltung: Ausgangsrechnungen schreiben und Zahlungseingänge im Blick behalten. Ob Sie die volle Buchhaltung in Odoo führen oder mit Ihrem Steuerbüro zusammenarbeiten, sollten Sie früh klären.
- Diskussion: Die interne Kommunikation an Datensätzen ist in Odoo grundsätzlich eingebaut und hilft, Absprachen nachvollziehbar zu halten.
Typische Startpakete nach Geschäftsmodell
Je nach Branche kommen weitere Apps hinzu. Die folgenden Beispiele sind Orientierung, keine feste Regel.
- Dienstleister und Beratungen: CRM für Anfragen und Verkaufschancen, Projekt für die Aufgabenplanung, Zeiterfassung für geleistete Stunden. Daraus lassen sich Rechnungen nach Aufwand erstellen.
- Handel: Einkauf, Lager und Verkauf bilden den Kern. Wer online verkauft, ergänzt später den Onlineshop.
- Produzierende Unternehmen: Zusätzlich zu Einkauf und Lager kommt die Fertigung mit Stücklisten hinzu. Hier ist die Einführung meist umfangreicher und sollte besonders sorgfältig geplant werden.
- Handwerk und Außendienst: Je nach Edition und Version gibt es Apps für Außendiensteinsätze und Terminplanung. Prüfen Sie, welche davon in Ihrer Edition verfügbar sind.
Was zunächst warten kann
Viele Apps sind nützlich, aber nicht für den ersten Schritt nötig. Dazu zählen häufig Website, E-Mail-Marketing, Personalverwaltung, Urlaubsverwaltung, Umfragen oder Wissensdatenbank. Sie lassen sich später ergänzen, ohne dass die Grundstruktur verändert werden muss.
Ein guter Test: Wenn eine App heute keinen konkreten Ablauf ersetzt oder verbessert, gehört sie nicht in die erste Phase.
Manche Apps installieren andere automatisch mit. Wer etwa Verkauf und Lager nutzt, bekommt Lieferungen direkt aus dem Auftrag. Planen Sie daher immer den gesamten Ablauf und nicht nur einzelne Apps. So vermeiden Sie Lücken zwischen den Bereichen.
Warum ein schrittweiser Ausbau sinnvoll ist
Ein kleiner Startumfang hat mehrere Vorteile:
- Mitarbeitende lernen das System in überschaubaren Schritten kennen.
- Fehler in der Einrichtung fallen früher auf und betreffen weniger Bereiche.
- Sie sammeln Erfahrung, bevor Sie komplexere Bereiche wie Fertigung oder Buchhaltung umstellen.
- Kosten verteilen sich über einen längeren Zeitraum. Einen Überblick zu den Kostenfaktoren finden Sie unter Was kostet Odoo?
Wichtig ist trotzdem ein Gesamtbild. Legen Sie fest, welche Apps in welcher Reihenfolge folgen sollen. Dann treffen Sie in der ersten Phase keine Entscheidungen, die später im Weg stehen.
Typische Fehler beim Startumfang
- Zu viel auf einmal: Zehn Apps gleichzeitig überfordern Team und Projekt.
- Zu wenig verbunden: Wer nur Rechnungen in Odoo schreibt, Aufträge aber weiter in Excel führt, verschenkt den Nutzen eines integrierten Systems.
- Ohne Verantwortliche: Jede App braucht im Unternehmen eine Person, die sich fachlich zuständig fühlt.
- Datenqualität vergessen: Saubere Stammdaten sind für jede App die Voraussetzung.
So legen Sie den Startumfang fest
- Beschreiben Sie Ihre zwei oder drei wichtigsten Abläufe vom Anfang bis zum Ende.
- Markieren Sie, an welchen Stellen heute Medienbrüche oder doppelte Eingaben entstehen.
- Ordnen Sie jedem Schritt die passende Odoo-App zu.
- Entscheiden Sie, welche Apps in Phase eins gehören und welche später folgen.
- Testen Sie den gesamten Ablauf in einer Testdatenbank, bevor Sie live gehen.
Wenn Sie Odoo selbst einführen wollen, finden Sie weitere Hinweise im Artikel Odoo selbst einführen.
Gern hilft joradix Ihnen auch, den passenden Startumfang festzulegen und die Einführung zu planen. Melden Sie sich einfach bei uns.
