Ein großer Vorteil von Odoo ist, dass die einzelnen Schritte im Verkauf nicht in getrennten Programmen stattfinden. Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung bauen direkt aufeinander auf. Daten werden einmal erfasst und dann weitergegeben. Das spart Zeit und verringert Übertragungsfehler.
Damit das im Alltag reibungslos funktioniert, sollten Sie den Ablauf verstehen und einige Einstellungen bewusst wählen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick. Je nach Version und installierten Apps können einzelne Bezeichnungen abweichen.
Der Ablauf im Überblick
Der typische Verkaufsprozess in Odoo besteht aus diesen Schritten:
- Verkaufschance im CRM (optional): Eine Anfrage wird erfasst und qualifiziert.
- Angebot: Sie erstellen ein Angebot mit Produkten, Preisen und Konditionen.
- Auftragsbestätigung: Der Kunde nimmt an. Aus dem Angebot wird ein Verkaufsauftrag.
- Lieferung oder Leistung: Bei Lagerartikeln entsteht automatisch ein Lieferauftrag. Bei Dienstleistungen können Zeiten oder Aufgaben erfasst werden.
- Rechnung: Aus dem Auftrag wird die Rechnung erzeugt.
- Zahlung: Der Zahlungseingang wird in der Buchhaltung mit der Rechnung abgeglichen.
Jeder Schritt verweist auf den vorherigen. So sehen Sie an einem Auftrag jederzeit, welche Lieferungen und Rechnungen dazugehören.
Nicht jedes Unternehmen braucht alle Schritte. Ein reiner Dienstleister kommt oft ohne Lager aus. Ein Händler mit wenigen Stammkunden verzichtet vielleicht auf das CRM. Überlegen Sie deshalb zuerst, welche Schritte Ihr Ablauf tatsächlich enthält, und installieren Sie nur die Apps, die Sie dafür benötigen. Zusätzliche Apps lassen sich später jederzeit ergänzen.
Das Angebot: Grundlage für alles Weitere
Im Angebot legen Sie fest, was später geliefert und berechnet wird. Deshalb lohnt sich hier Sorgfalt. Wichtig sind vor allem:
- Produkte und Preise: Pflegen Sie Ihre Produkte mit Verkaufspreis, Einheit und Steuer. Preislisten helfen, wenn verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise erhalten.
- Zahlungsbedingungen: Sie werden aus dem Kontakt übernommen und später an die Rechnung weitergegeben.
- Gültigkeit: Ein Ablaufdatum macht klar, wie lange das Angebot gilt.
Odoo kann Angebote per E-Mail versenden. Über das Kundenportal kann der Kunde das Angebot online ansehen und, je nach Einstellung, direkt digital unterschreiben oder bezahlen. Wiederkehrende Angebote lassen sich mit Angebotsvorlagen deutlich beschleunigen.
Vom Angebot zum Auftrag
Mit der Bestätigung wird aus dem Angebot ein Verkaufsauftrag. Ab diesem Moment löst Odoo die Folgeschritte aus. Haben Sie die Lager-App im Einsatz, entsteht ein Lieferauftrag. Bei Dienstleistungen mit Projektbezug kann je nach Produkteinstellung automatisch ein Projekt oder eine Aufgabe angelegt werden.
Achten Sie darauf, Änderungen möglichst vor der Bestätigung einzutragen. Nachträgliche Anpassungen am Auftrag sind möglich, können aber Lieferungen und Rechnungen beeinflussen, die bereits erstellt wurden.
Die Fakturierungsrichtlinie: Bestellt oder geliefert?
Eine der wichtigsten Einstellungen im Verkaufsprozess ist die Fakturierungsrichtlinie. Sie legt fest, auf welcher Grundlage Odoo die Rechnungsmenge vorschlägt:
- Bestellte Mengen: Sie können sofort nach Auftragsbestätigung die volle Menge berechnen. Das passt zum Beispiel bei Vorkasse.
- Gelieferte Mengen: Berechnet wird nur, was tatsächlich geliefert oder erbracht wurde. Das passt bei Teillieferungen oder bei Dienstleistungen nach Aufwand.
Die Richtlinie wird pro Produkt festgelegt, mit einer Voreinstellung für das ganze Unternehmen. Prüfen Sie diese Einstellung vor dem Start. Eine falsche Wahl führt im Alltag oft zu Rückfragen, warum eine Rechnung nicht erstellt werden kann oder warum zu früh berechnet wurde.
Odoo kann Anzahlungsrechnungen als festen Betrag oder als Prozentsatz erstellen. Bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung verrechnet. Klären Sie die korrekte steuerliche Behandlung bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung.
Rechnung und Zahlung
Aus dem Auftrag erstellen Sie die Rechnung mit wenigen Klicks. Mehrere Aufträge eines Kunden lassen sich auch gesammelt abrechnen. Die Rechnung ist zunächst ein Entwurf. Erst mit dem Buchen wird sie fortlaufend nummeriert und in der Buchhaltung wirksam.
Den Zahlungseingang ordnen Sie anschließend über den Bankabgleich zu. Offene Rechnungen bleiben sichtbar, bis sie vollständig bezahlt sind. Für überfällige Rechnungen bietet Odoo je nach Edition Funktionen für Zahlungserinnerungen.
Typische Stolpersteine
- Unvollständige Stammdaten: Fehlende Steuern, Einheiten oder Zahlungsbedingungen ziehen sich durch den ganzen Prozess.
- Rechnungen ohne Auftrag: Rechnungen direkt in der Buchhaltung anzulegen ist möglich. Dann fehlt aber der Bezug zu Angebot und Lieferung.
- Unklare Zuständigkeiten: Legen Sie fest, wer Aufträge bestätigt und wer Rechnungen bucht.
- Zu frühe Sonderfälle: Bilden Sie zuerst den Standardfall sauber ab. Sonderfälle lassen sich danach gezielt ergänzen.
Welche Apps Sie für diesen Ablauf brauchen und was das kostet, lesen Sie im Beitrag Was kostet Odoo?.
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