Das CRM ist für viele Unternehmen der Einstieg in Odoo. Es ist schnell installiert und wirkt auf den ersten Blick selbsterklärend. Trotzdem lohnt es sich, vor dem ersten echten Kontakt einige Grundeinstellungen bewusst festzulegen. Denn ein CRM, das nicht zu den eigenen Abläufen passt, wird im Alltag schnell umgangen. Dann landen Notizen wieder in Excel-Listen oder E-Mail-Postfächern.
In diesem Artikel zeigen wir, welche Einstellungen im Odoo-CRM den größten Einfluss haben und worauf Sie dabei achten sollten. Die Bezeichnungen der Menüs können sich je nach Version leicht unterscheiden. Die Grundlogik ist aber seit Jahren gleich.
Vorher klären: Wie läuft Ihr Vertrieb heute?
Bevor Sie Einstellungen ändern, sollten Sie Ihren bestehenden Ablauf kurz aufschreiben. Das muss kein großes Dokument sein. Ein paar Fragen reichen:
- Woher kommen Ihre Anfragen? Zum Beispiel per Telefon, Website-Formular, E-Mail oder Messe.
- Wer kümmert sich um neue Anfragen, und wer entscheidet, ob daraus ein Angebot wird?
- Welche Schritte durchläuft eine Anfrage typischerweise bis zum Auftrag?
- Welche Informationen brauchen Sie später für Auswertungen?
Mit diesen Antworten können Sie das CRM gezielt einrichten, statt nur die Standardwerte zu übernehmen.
Leads und Verkaufschancen: Ein- oder zweistufig arbeiten
Odoo unterscheidet zwischen Leads und Verkaufschancen. Ein Lead ist eine noch ungeprüfte Anfrage. Eine Verkaufschance ist eine qualifizierte Anfrage mit realistischer Aussicht auf einen Auftrag. In den CRM-Einstellungen können Sie die Lead-Stufe aktivieren oder weglassen.
Für kleine Teams mit überschaubarer Anfragemenge reicht oft die einstufige Variante. Alle Anfragen landen direkt in der Pipeline. Wenn Sie dagegen viele Kontakte aus Formularen oder Messen erhalten, hilft die Lead-Stufe. Dann prüft jemand zuerst, ob die Anfrage passt, und wandelt sie erst danach in eine Verkaufschance um. So bleibt die Pipeline übersichtlich.
Die Pipeline: Wenige, klare Phasen
Die Pipeline ist das Herzstück des CRM. Jede Spalte steht für eine Phase im Verkaufsprozess. Odoo bringt einige Standardphasen mit, die Sie umbenennen, löschen oder ergänzen können.
Bewährt hat sich, die Phasen an eindeutigen Ereignissen festzumachen. Zum Beispiel: „Neu“, „Bedarf geklärt“, „Angebot versendet“, „Verhandlung“. Jede Phase sollte für alle im Team dasselbe bedeuten. Vermeiden Sie zu viele Spalten. In der Praxis zeigt sich häufig, dass vier bis sechs Phasen gut handhabbar sind. Bei mehr Phasen werden Karten oft nicht mehr konsequent verschoben.
Gewonnene und verlorene Chancen sind in Odoo keine eigenen Spalten. Sie werden über die Schaltflächen „Gewonnen“ und „Verloren“ abgeschlossen.
Vertriebsteams, Zuständigkeiten und Aktivitäten
Über Vertriebsteams ordnen Sie Mitarbeitende und Pipelines einander zu. Das ist sinnvoll, wenn Sie etwa Neukunden und Bestandskunden getrennt betreuen oder mehrere Regionen haben. Jedes Team kann eine eigene E-Mail-Adresse erhalten. Eingehende Nachrichten an diese Adresse werden dann automatisch als Lead oder Verkaufschance angelegt, sofern der E-Mail-Empfang in Odoo eingerichtet ist.
Ebenso wichtig sind Aktivitäten. Damit planen Sie nächste Schritte wie Anrufe, E-Mails oder Termine direkt an der Verkaufschance. Passen Sie die Aktivitätstypen an Ihren Alltag an. Ein Typ „Angebot nachfassen“ mit einer festen Frist von einigen Tagen kann zum Beispiel sicherstellen, dass kein Angebot unbeantwortet liegen bleibt.
Verlustgründe, Tags und Felder für spätere Auswertungen
Viele Teams merken erst nach Monaten, dass ihnen für Auswertungen Daten fehlen. Legen Sie deshalb früh fest, was Sie später wissen möchten.
- Verlustgründe: Hinterlegen Sie eine kurze Liste wie „Preis“, „Kein Bedarf mehr“ oder „Wettbewerber“. So erkennen Sie Muster.
- Tags: Nutzen Sie Schlagwörter für Produktgruppen oder Branchen. Halten Sie die Liste klein und einheitlich.
- Quelle und Kampagne: Erfassen Sie, woher eine Anfrage kam. Das hilft bei der Bewertung Ihrer Marketingkanäle.
- Erwarteter Umsatz und Wahrscheinlichkeit: Diese Felder sind die Grundlage für Prognosen. Sie sind nur so gut wie die Pflege durch das Team.
Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet im Alltag Zeit. Erfassen Sie nur, was Sie auch wirklich auswerten. Weitere Felder können Sie später ergänzen.
Typische Fehler beim Start
- Alte Daten ungeprüft importieren: Bereinigen Sie Kontakte vor dem Import. Dubletten und veraltete Adressen machen das CRM von Anfang an unübersichtlich.
- Keine klaren Regeln: Wer legt Anfragen an? Wann wird eine Chance auf „Verloren“ gesetzt? Ohne Absprachen pflegt jeder anders.
- Zu viel auf einmal: Starten Sie mit dem Kernprozess. Automatisierungen, Lead-Zuweisungsregeln oder Marketing-Funktionen lassen sich später ergänzen.
- Keine Einweisung: Eine kurze gemeinsame Schulung mit echten Beispielen hilft mehr als eine lange Anleitung.
Kurze Checkliste für die Einrichtung
- Ablauf des Vertriebs kurz dokumentiert
- Entscheidung für oder gegen die Lead-Stufe getroffen
- Pipeline-Phasen definiert und benannt
- Vertriebsteams und Zuständigkeiten angelegt
- Aktivitätstypen an den Alltag angepasst
- Verlustgründe und Tags festgelegt
- Bestandsdaten bereinigt und importiert
- Team eingewiesen und Regeln abgestimmt
Wenn Sie die Einrichtung selbst übernehmen möchten, finden Sie in unserem Beitrag zur Odoo-Einführung in Eigenregie weitere Hinweise. Ob alle gewünschten Funktionen in Ihrer Edition enthalten sind, klärt der Vergleich Community oder Enterprise.
Sie möchten Ihr CRM selbst aufsetzen, aber an einzelnen Stellen eine zweite Meinung einholen? joradix unterstützt Sie dabei gezielt mit der Begleitung bei der Eigenumsetzung.
