Wer Dienstleistungen nach Aufwand abrechnet, kennt das Problem: Die Stunden stehen in einer Tabelle, die Rechnung wird in einem anderen Programm geschrieben, und dazwischen wird abgetippt. Dabei gehen Zeiten verloren, oder es wird doppelt abgerechnet.
Odoo verbindet Verkauf, Projekt und Zeiterfassung. Erfasste Stunden können direkt in die Rechnung übernommen werden. Dieser Artikel zeigt den Ablauf und die Einstellungen, auf die es ankommt.
Der Ablauf im Überblick
- Sie legen ein Dienstleistungsprodukt an, zum Beispiel „Beratung pro Stunde“.
- Sie erstellen ein Angebot mit diesem Produkt. Nach der Bestätigung wird daraus ein Verkaufsauftrag.
- Odoo legt je nach Einstellung automatisch ein Projekt oder eine Aufgabe an, die mit dem Auftrag verknüpft ist.
- Ihr Team erfasst die Arbeitszeit auf diese Aufgabe.
- Die erfassten Stunden erscheinen im Verkaufsauftrag als gelieferte Menge.
- Sie erstellen die Rechnung aus dem Verkaufsauftrag. Odoo übernimmt die noch nicht abgerechneten Stunden.
Das Dienstleistungsprodukt richtig einstellen
Die entscheidenden Einstellungen liegen im Produkt. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Version etwas, die Logik ist aber gleich:
- Produkttyp: Dienstleistung.
- Abrechnungsgrundlage: Für die Abrechnung nach Aufwand wählen Sie die Option, bei der auf Basis der Stundenzettel abgerechnet wird. Die Alternativen sind etwa die bestellte Menge, also ein Festpreis, oder Meilensteine.
- Erstellen bei Bestellung: Hier legen Sie fest, ob Odoo bei der Auftragsbestätigung eine Aufgabe in einem bestehenden Projekt, ein neues Projekt oder beides anlegt.
- Mengeneinheit: Stunden oder Tage, passend zu Ihrer Zeiterfassung.
Beide Modelle lassen sich in Odoo abbilden, auch gemischt in einem Auftrag. Auch bei Festpreisen lohnt sich die Zeiterfassung, denn sie zeigt, ob sich der Auftrag gerechnet hat.
Zeiten erfassen, die abgerechnet werden
Damit Stunden auf der Rechnung landen, müssen sie auf eine Aufgabe gebucht werden, die mit einer Position des Verkaufsauftrags verbunden ist. Odoo stellt diese Verbindung beim automatisch angelegten Projekt selbst her. Bei manuell angelegten Projekten müssen Sie die Verknüpfung selbst setzen.
Nicht jede Stunde ist abrechenbar. Interne Abstimmungen oder Nacharbeiten aus Kulanz sollten Sie getrennt erfassen. Je nach Version und Einstellung können Sie Zeiteinträge als nicht abrechenbar kennzeichnen oder auf eine eigene Aufgabe ohne Auftragsbezug buchen. So bleibt die Zeit sichtbar, erscheint aber nicht auf der Rechnung.
Vor der Rechnung: prüfen
Automatisch übernommene Stunden sind bequem. Sie sollten aber vor dem Versand geprüft werden. Ein fester Prüfschritt hilft:
- Sind alle Zeiten des Abrechnungszeitraums erfasst?
- Sind die Beschreibungen für den Kunden verständlich?
- Wurden Zeiten versehentlich auf den falschen Auftrag gebucht?
- Gibt es Stunden, die aus Kulanz nicht berechnet werden sollen?
Je nach Edition bietet Odoo eine Freigabe von Stundenzetteln an. Eine verantwortliche Person bestätigt die Zeiten, bevor sie abgerechnet werden. Das schafft eine klare Grenze zwischen Erfassen und Abrechnen.
Viele Kunden möchten nachvollziehen, wofür sie bezahlen. Odoo kann die erfassten Zeiten je nach Version als Aufstellung zur Rechnung ausgeben oder im Kundenportal anzeigen. Prüfen Sie in einer Testrechnung, wie das Ergebnis aussieht, bevor Sie die erste echte Rechnung versenden.
Achten Sie auch auf die Rechnungsvorlage selbst. Die rechtlichen Pflichtangaben auf Rechnungen sollten Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater abstimmen.
Stundensätze sinnvoll abbilden
Oft gibt es unterschiedliche Stundensätze, etwa für Beratung, Projektleitung und Umsetzung. Am übersichtlichsten ist es, für jeden Satz ein eigenes Dienstleistungsprodukt anzulegen und im Auftrag jeweils eine eigene Position zu verwenden. Die Zeiten werden dann auf die passende Aufgabe oder Position gebucht.
Je nach Version lassen sich Stundensätze auch einzelnen Mitarbeitenden im Projekt zuordnen. Prüfen Sie in einer Testdatenbank, welcher Weg zu Ihrer Preisgestaltung passt, bevor Sie sich festlegen.
Regelmäßig abrechnen
Ein Vorteil der Abrechnung aus dem Verkaufsauftrag: Sie können in beliebigen Abständen abrechnen. Odoo merkt sich, welche Stunden schon berechnet wurden. Beim nächsten Mal werden nur die neuen übernommen. Typisch ist eine monatliche Abrechnung. Über die Liste der abzurechnenden Aufträge sehen Sie, wo offene Stunden auf eine Rechnung warten.
Typische Fehler
- Das Projekt ist nicht mit dem Verkaufsauftrag verknüpft, und Stunden tauchen nicht auf.
- Die Abrechnungsgrundlage im Produkt steht auf bestellter Menge statt auf Stundenzetteln.
- Zeiten werden erst nach der Rechnungsstellung nachgetragen und fallen in den nächsten Zeitraum.
- Mehrere Stundensätze werden über ein einziges Produkt abgebildet, was die Auswertung erschwert.
Sie möchten Ihre Abrechnung nach Aufwand in Odoo umstellen und brauchen dafür eine konkrete Einschätzung? Stellen Sie eine unverbindliche Anfrage an joradix.
