In vielen Unternehmen ähneln sich Angebote stark. Dieselben Leistungspakete, dieselben Hinweise, dieselben Bedingungen. Trotzdem wird jedes Angebot neu zusammengestellt, oft durch Kopieren eines alten Dokuments. Das kostet Zeit und führt leicht zu Fehlern, etwa veralteten Preisen oder vergessenen Positionen.
Odoo bietet dafür Angebotsvorlagen. Damit legen Sie einmal fest, wie ein typisches Angebot aussieht. Beim nächsten Angebot wählen Sie nur noch die passende Vorlage und passen die Details an. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Vorlagen einrichten und sinnvoll nutzen.
Was eine Angebotsvorlage enthält
Eine Vorlage in Odoo kann je nach Version unter anderem folgende Inhalte vorgeben:
- Produktpositionen mit Mengen, die automatisch ins Angebot übernommen werden
- Optionale Produkte, die der Kunde zusätzlich auswählen kann
- Gültigkeitsdauer des Angebots in Tagen
- Bestätigungsart, also ob der Kunde online unterschreiben, bezahlen oder beides tun soll
- Bedingungen und Hinweise, die im Angebot erscheinen
Die Preise werden dabei nicht fest in der Vorlage gespeichert. Sie kommen aus den Produkten und der Preisliste des Kunden. Wenn Sie einen Preis ändern, ist er damit automatisch auch in allen neuen Angeboten aktuell.
Schritt für Schritt: Vorlage anlegen
- Funktion aktivieren: Öffnen Sie in der Verkaufs-App die Einstellungen und aktivieren Sie die Option für Angebotsvorlagen.
- Neue Vorlage erstellen: Unter dem Konfigurationsmenü finden Sie danach den Bereich für Angebotsvorlagen. Legen Sie eine neue Vorlage mit einem sprechenden Namen an, etwa „Wartungsvertrag Standard“.
- Positionen hinzufügen: Tragen Sie die Produkte ein, die in diesem Angebotstyp fast immer vorkommen. Sie können auch Abschnitte und Notizen einfügen, um das Angebot zu gliedern.
- Optionale Produkte ergänzen: Fügen Sie Zusatzleistungen hinzu, die häufig dazu passen.
- Gültigkeit und Bestätigung festlegen: Bestimmen Sie, wie lange das Angebot gilt und wie der Kunde annehmen soll.
- Testen: Erstellen Sie ein Probeangebot mit der Vorlage und prüfen Sie die Vorschau und das PDF.
Optional können Sie eine Standardvorlage festlegen, die bei jedem neuen Angebot vorausgewählt ist.
Ein Tipp für die Positionen: Nutzen Sie die Produktbeschreibungen. Ein kurzer, verständlicher Text zu jeder Leistung erscheint dann automatisch im Angebot. So muss niemand im Team bei jedem Angebot neu formulieren, was eine Leistung umfasst. Abschnittsüberschriften wie „Einrichtung“, „Laufende Betreuung“ oder „Optionen“ machen längere Angebote zudem leichter lesbar.
Optionale Produkte richtig einsetzen
Optionale Produkte sind ein unterschätztes Werkzeug. Sie erscheinen im Angebot getrennt von den Hauptpositionen. Der Kunde kann sie in der Online-Ansicht des Angebots selbst hinzufügen, sofern das Kundenportal genutzt wird.
Das eignet sich etwa für:
- Erweiterte Serviceleistungen oder längere Laufzeiten
- Zubehör oder Ergänzungsprodukte
- Schulungen oder Einweisungen
So zeigen Sie Möglichkeiten auf, ohne das Hauptangebot zu überladen. Wählen Sie die optionalen Produkte aber gezielt aus. Eine lange Liste wirkt eher verwirrend.
Wie ausführlich sich Vorlagen gestalten lassen, hängt von Version und Edition ab. Manche Versionen erlauben zusätzliche Inhalte wie Beschreibungsseiten oder angehängte PDF-Dokumente. Prüfen Sie in Ihrer Installation, welche Optionen verfügbar sind.
Wie viele Vorlagen sind sinnvoll?
Am Anfang steht oft die Versuchung, für jeden Sonderfall eine eigene Vorlage anzulegen. Das macht die Auswahl schnell unübersichtlich. Besser ist es, sich an den häufigsten Angebotstypen zu orientieren.
Ein pragmatischer Weg: Sehen Sie sich die Angebote der letzten Monate an. Welche Kombinationen kommen immer wieder vor? Für diese drei bis fünf Fälle lohnt sich eine Vorlage. Alles Weitere passen Sie im einzelnen Angebot an.
Typische Fehler vermeiden
- Unklare Namen: Vorlagen wie „Neu 2“ oder „Kopie von Standard“ helfen niemandem. Benennen Sie Vorlagen nach Anwendungsfall.
- Veraltete Texte: Bedingungen und Hinweise ändern sich. Legen Sie fest, wer die Vorlagen pflegt, und prüfen Sie sie regelmäßig.
- Rechtliche Texte ungeprüft übernehmen: Allgemeine Geschäftsbedingungen und Haftungshinweise sollten juristisch geprüft sein. Das ist keine Aufgabe für die Software.
- Produkte nicht gepflegt: Eine Vorlage ist nur so gut wie die Produktdaten dahinter. Steuern, Einheiten und Beschreibungen müssen stimmen.
Vorlagen im Alltag nutzen
Wenn die Vorlagen stehen, lohnt sich eine kurze Abstimmung im Team. Wer erstellt welche Angebote? Wann darf von der Vorlage abgewichen werden? Solche Absprachen sorgen dafür, dass Angebote einheitlich bleiben, auch wenn mehrere Personen sie erstellen.
Angebotsvorlagen sind eine Funktion, die Sie gut selbst einrichten können. Weitere Tipps dazu finden Sie im Beitrag Odoo selbst einführen.
Wenn Sie bei der Einrichtung an einer Stelle nicht weiterkommen, hilft Ihnen joradix gezielt mit der Begleitung bei der Eigenumsetzung.
