Offene Rechnungen nachzuhalten gehört zu den Aufgaben, die im Alltag gern liegen bleiben. Niemand erinnert Kunden gern an fällige Zahlungen. Gleichzeitig ist ein verlässliches Mahnwesen wichtig für die Liquidität eines Unternehmens.
Odoo kann Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen. Statt Listen mit überfälligen Rechnungen manuell zu prüfen, legen Sie einmal fest, wann und wie Kunden erinnert werden. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert und worauf Sie achten sollten. Der Funktionsumfang für Zahlungserinnerungen unterscheidet sich je nach Edition und Version.
Die Grundlage: Fälligkeiten richtig pflegen
Automatische Zahlungserinnerungen funktionieren nur, wenn Odoo weiß, wann eine Rechnung fällig ist. Dafür sind die Zahlungsbedingungen entscheidend. Sie legen zum Beispiel fest, dass eine Rechnung innerhalb von 14 Tagen zu zahlen ist.
Prüfen Sie vor der Einrichtung:
- Sind Ihre üblichen Zahlungsbedingungen in Odoo angelegt?
- Sind sie bei Ihren Kunden hinterlegt, damit sie automatisch in Rechnungen übernommen werden?
- Wird der Bankabgleich zeitnah erledigt?
Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wenn Zahlungseingänge nicht abgeglichen sind, gilt eine Rechnung in Odoo weiter als offen. Dann erhält ein Kunde womöglich eine Erinnerung, obwohl er längst bezahlt hat. Das ist unangenehm und lässt sich mit einem regelmäßigen Bankabgleich vermeiden.
Mahnstufen festlegen
Das Kernstück des Mahnwesens in Odoo sind Mahnstufen, je nach Version auch Nachverfolgungsstufen genannt. Jede Stufe legt fest, wie viele Tage nach Fälligkeit sie greift und welche Aktion folgt. Ein möglicher Aufbau:
- Freundliche Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, per E-Mail
- Zweite Erinnerung einige Wochen nach Fälligkeit, mit deutlicherem Hinweis
- Letzte Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte
- Interne Aufgabe, etwa ein Anruf durch die zuständige Person oder die Übergabe an die Geschäftsführung
Wie viele Stufen Sie brauchen und in welchen Abständen, hängt von Ihrer Branche und Ihren Kunden ab. Für jede Stufe können Sie je nach Version wählen, ob eine E-Mail versendet, ein Brief erstellt oder eine Aufgabe für Mitarbeitende angelegt wird.
Texte und Ton der Erinnerungen
Der Ton einer Zahlungserinnerung beeinflusst die Kundenbeziehung. Gerade die erste Stufe sollte freundlich und sachlich sein. Oft hat ein Kunde die Rechnung schlicht übersehen.
- Erste Stufe: Kurzer Hinweis, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit. Ein Satz wie „Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos“ nimmt Druck heraus.
- Weitere Stufen: Klarer im Ton, mit konkretem neuen Zahlungsziel.
- Anhänge: Fügen Sie die offene Rechnung oder eine Übersicht der offenen Posten bei.
Ob und in welcher Höhe Sie Mahngebühren oder Verzugszinsen berechnen dürfen und welche Formulierungen rechtlich sinnvoll sind, sollten Sie mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung klären. Odoo setzt nur um, was Sie festlegen.
Ausnahmen und manuelle Kontrolle
Nicht jeder Kunde soll automatisch gemahnt werden. Bei wichtigen Kunden oder vereinbarten Sonderregelungen ist ein persönliches Gespräch oft passender. In Odoo können Sie je nach Version einzelne Kunden oder Rechnungen von der Nachverfolgung ausnehmen oder ein späteres Datum für die nächste Erinnerung setzen.
Hilfreich ist auch die Übersicht der offenen Posten pro Kunde. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind, welche Erinnerungen bereits verschickt wurden und wann die nächste Stufe ansteht. Diese Historie ist besonders wertvoll, wenn ein Kunde anruft oder mehrere Personen im Team mit ihm zu tun haben.
Gerade am Anfang empfiehlt es sich, die Erinnerungen nicht vollständig automatisch zu versenden. Prüfen Sie die Vorschläge zunächst manuell und versenden Sie sie nach Kontrolle. Wenn die Einstellungen stimmen, können Sie schrittweise mehr automatisieren.
Schritt für Schritt einrichten
- Zahlungsbedingungen prüfen und bei Kunden hinterlegen
- Bankabgleich auf aktuellen Stand bringen
- Mahnstufen mit Abständen und Aktionen anlegen
- Texte für jede Stufe formulieren und intern abstimmen
- Ausnahmen für besondere Kunden festlegen
- Zuständigkeit für die Nachverfolgung klären
- Mit einigen echten Fällen testen und erst dann ausweiten
Typische Fehler
- Mahnung trotz Zahlung: Meist liegt das an einem nicht erledigten Bankabgleich.
- Falsche Ansprechpartner: Hinterlegen Sie beim Kunden eine Rechnungsadresse, damit Erinnerungen an die richtige Stelle gehen.
- Zu strenger Ton zu früh: Eine harte erste Mahnung kann eine gute Kundenbeziehung belasten.
- Keine Zuständigkeit: Auch automatisierte Abläufe brauchen jemanden, der Rückfragen beantwortet.
Zahlungserinnerungen lassen sich gut in Eigenregie einrichten. Hinweise zum Vorgehen finden Sie im Beitrag Odoo selbst einführen.
Wenn Sie dabei Unterstützung bei einzelnen Schritten wünschen, begleitet Sie joradix gern bei der Eigenumsetzung.
