Auch mit einem gut gepflegten System weichen die Bestände in Odoo mit der Zeit von der Realität ab. Ware geht kaputt, wird falsch gebucht oder liegt am falschen Platz. Eine Inventur bringt System und Regal wieder zusammen.
Odoo bietet dafür eine eigene Funktion, die je nach Version „Physische Inventur“ oder ähnlich heißt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine Inventur vorbereiten, durchführen und abschließen. Er ersetzt keine Beratung zu den rechtlichen Anforderungen an die Inventur. Diese klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Wie die Inventur in Odoo funktioniert
Odoo zeigt für jedes Produkt und jeden Lagerort den Bestand laut System an. Daneben tragen Sie die gezählte Menge ein. Das System berechnet die Differenz. Erst wenn Sie die Zählung anwenden, bucht Odoo die Differenz auf einen virtuellen Ort für Inventurverluste oder Inventurgewinne.
Dadurch bleibt jede Korrektur nachvollziehbar. In der Bewegungshistorie sehen Sie später, wann welche Menge mit welcher Begründung korrigiert wurde. Ist die Lagerbewertung mit der Buchhaltung verknüpft, entstehen dabei auch die entsprechenden Buchungen.
Vorbereitung: der halbe Erfolg
Eine Inventur ohne Vorbereitung dauert länger und liefert unsichere Zahlen. Klären Sie vorab:
- Umfang: Zählen Sie das ganze Lager auf einmal oder einzelne Bereiche nacheinander?
- Zeitpunkt: Während der Zählung sollten möglichst keine Warenbewegungen stattfinden. Planen Sie die Zählung außerhalb der Hauptzeiten.
- Offene Vorgänge: Buchen Sie alle Wareneingänge und Auslieferungen, die physisch schon erledigt sind. Sonst zählen Sie Differenzen, die keine sind.
- Ordnung: Räumen Sie Lagerplätze vorher auf und kennzeichnen Sie Ware, die nicht mitgezählt werden soll.
- Zählteams: Legen Sie fest, wer welchen Bereich zählt. Bewährt hat sich, dass zwei Personen gemeinsam zählen.
Die Inventur Schritt für Schritt
- Öffnen Sie in der Lager-App die Inventuransicht und filtern Sie auf den Lagerort oder die Produkte, die Sie zählen wollen.
- Drucken Sie bei Bedarf eine Zählliste aus oder exportieren Sie die Positionen. Blenden Sie den Systembestand auf Papierlisten möglichst aus, damit unvoreingenommen gezählt wird.
- Zählen Sie physisch und erfassen Sie die Mengen. Das geht direkt in der Liste, per Import oder mit einem Barcode-Scanner. Die mobile Barcode-App steht je nach Edition zur Verfügung.
- Prüfen Sie alle Positionen mit Differenz. Bei großen Abweichungen lohnt sich eine zweite Zählung.
- Wenden Sie die Zählung an. Erst jetzt werden die Bestände gebucht.
Gebuchte Differenzen lassen sich nicht einfach zurücknehmen, sondern nur durch eine neue Korrektur ausgleichen. Nehmen Sie sich deshalb vor dem Anwenden die Zeit, auffällige Differenzen zu klären.
Differenzen richtig deuten
Nicht jede Differenz bedeutet Schwund. Häufige Ursachen sind:
- Wareneingänge oder Auslieferungen wurden noch nicht gebucht.
- Ware liegt an einem anderen Lagerort als im System hinterlegt.
- Mengeneinheiten wurden verwechselt, etwa Karton statt Stück.
- Bei Varianten wurde die falsche Größe oder Farbe gebucht.
- Bruch oder Ausschuss wurde nicht als Verschrottung erfasst.
Wiederholen sich bestimmte Fehler, liegt die Ursache meist im Ablauf und nicht in der Zählung. Notieren Sie solche Muster und besprechen Sie sie im Team.
Hilfreich ist es, bei jeder größeren Korrektur kurz festzuhalten, was die Ursache war. Odoo erlaubt dafür je nach Version einen Grund oder eine Referenz bei der Bestandsanpassung. So lassen sich auch Monate später noch Fragen zu einer Korrektur beantworten, etwa von der Buchhaltung oder bei einer Prüfung.
Stichtagsinventur oder laufend zählen
Viele Betriebe zählen einmal im Jahr alles. Odoo unterstützt aber auch eine laufende Zählung über das Jahr verteilt. Je nach Version können Sie für Lagerorte Zählintervalle oder ein jährliches Inventurdatum festlegen. Odoo zeigt dann an, welche Bestände als Nächstes gezählt werden sollen.
Laufende Zählungen verteilen den Aufwand und decken Fehler früher auf. Ob und in welcher Form sie die Jahresinventur ersetzen können, ist eine steuerliche Frage. Klären Sie das vorab mit Ihrem Steuerberater.
Typische Fehler bei der Inventur
- Während der Zählung wird weiter verkauft und ausgeliefert.
- Gezählte Mengen werden eingetragen, aber nicht angewendet.
- Differenzen werden gebucht, ohne die Ursache zu klären.
- Es fehlt eine Dokumentation, wer wann was gezählt hat.
- Die Inventur wird nicht vorher in einer Testdatenbank ausprobiert, obwohl das Team den Ablauf nicht kennt.
Checkliste
- Termin und Umfang festgelegt
- Offene Vorgänge gebucht
- Zählteams eingeteilt und eingewiesen
- Zählung erfasst und Differenzen geprüft
- Zählung angewendet und Ergebnis dokumentiert
Sie möchten Ihre erste Inventur in Odoo selbst durchführen, aber den Ablauf vorher mit jemandem durchsprechen? joradix begleitet Sie dabei. Mehr zur Begleitung bei der Eigenumsetzung.
