Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten in Projekten, auch wenn sie es nicht so nennen. Ein Kundenauftrag, eine Montage, eine Beratung oder ein internes Vorhaben: Immer gibt es Aufgaben, Zuständige, Termine und Zeit, die dafür aufgewendet wird.
Odoo bietet dafür die Projekt-App und die Zeiterfassung über Stundenzettel. Beide greifen eng ineinander. Dieser Artikel zeigt, wie sie zusammenarbeiten und wie Sie die Einführung so gestalten, dass Ihr Team die Werkzeuge auch wirklich nutzt.
Projekte und Aufgaben
Ein Projekt ist in Odoo ein Container für Aufgaben. Jede Aufgabe hat einen Titel, eine Beschreibung, eine oder mehrere zuständige Personen und optional eine Frist. Aufgaben durchlaufen Phasen, die Sie pro Projekt selbst festlegen, zum Beispiel „Offen“, „In Arbeit“, „Abnahme“ und „Erledigt“.
Die Kanban-Ansicht zeigt die Aufgaben als Karten in Spalten. Sie verschieben eine Aufgabe einfach in die nächste Phase. Zusätzlich gibt es Listen-, Kalender- und je nach Version auch Gantt-Ansichten für die zeitliche Planung.
- Teilaufgaben helfen, größere Aufgaben in überschaubare Schritte zu zerlegen.
- Tags erleichtern das Filtern, etwa nach Gewerk oder Priorität.
- Über den Chatter an jeder Aufgabe laufen Nachrichten, Notizen und Anhänge an einem Ort zusammen.
Zeiterfassung über Stundenzettel
Mit der Zeiterfassung buchen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit direkt auf ein Projekt und eine Aufgabe. Jeder Eintrag enthält Datum, Person, Dauer und eine kurze Beschreibung der Tätigkeit. Die Erfassung ist an mehreren Stellen möglich:
- direkt in der Aufgabe, im Reiter für die Stundenzettel
- in der Zeiterfassungs-App, etwa in einer Wochenübersicht
- je nach Version und Edition mit einem Timer, der beim Arbeiten mitläuft
- je nach Edition auch über die mobile App
Wenn Sie für Aufgaben geplante Stunden hinterlegen, vergleicht Odoo diese mit den erfassten Zeiten. So sehen Sie früh, wenn eine Aufgabe mehr Aufwand verursacht als gedacht.
Erklären Sie Ihrem Team, wofür die Daten genutzt werden: für bessere Kalkulation, faire Abrechnung und realistische Planung. Zeiterfassung wird deutlich besser angenommen, wenn der Zweck klar ist. Bei Fragen zur Mitbestimmung oder zum Datenschutz holen Sie sich rechtlichen Rat.
Was Sie aus den Daten lernen können
Erfasste Zeiten sind mehr als eine Grundlage für Rechnungen. Odoo bietet Auswertungen nach Projekt, Aufgabe, Person und Zeitraum. Damit lassen sich typische Fragen beantworten:
- Wie viel Zeit fließt tatsächlich in welches Projekt?
- Welche Arten von Aufgaben werden regelmäßig unterschätzt?
- Wie viel Arbeitszeit ist abrechenbar, wie viel intern?
- Wie gut passt die Kalkulation zum tatsächlichen Aufwand?
Wichtig ist dabei die Qualität der Beschreibungen. Ein Eintrag wie „Arbeit“ hilft niemandem weiter. Ein kurzer Satz wie „Abstimmung Entwurf mit Kunde“ macht die Zeit später nachvollziehbar, auch wenn sie auf einer Rechnung erscheint.
Im Hintergrund nutzt Odoo dafür die Kostenstellenrechnung über analytische Konten. Sie müssen sich damit für den Start nicht im Detail beschäftigen. Es ist aber hilfreich zu wissen, dass Projekte dort ihre Kosten und Erlöse sammeln.
Kunden einbinden
Über das Kundenportal können Sie Kunden Einblick in ausgewählte Projekte geben. Sie sehen dann zum Beispiel den Stand ihrer Aufgaben und können Nachrichten schreiben. Ob das sinnvoll ist, hängt von Ihrer Branche ab. Prüfen Sie genau, welche Informationen sichtbar werden, bevor Sie das Portal freischalten.
So gelingt die Einführung
- Klein anfangen: Starten Sie mit einem Team oder einer Projektart und sammeln Sie dort Erfahrungen.
- Phasen einfach halten: Vier bis sechs Phasen reichen meistens. Zu viele Phasen führen dazu, dass Karten nicht mehr verschoben werden.
- Regeln für die Zeiterfassung festlegen: Wie genau wird erfasst? Bis wann muss die Woche vollständig sein? Was gehört in die Beschreibung?
- Vorlagen nutzen: Wiederkehrende Projekte lassen sich kopieren, sodass Phasen und Standardaufgaben nicht jedes Mal neu angelegt werden müssen.
- Regelmäßig auswerten: Schauen Sie sich die Zahlen in festen Abständen gemeinsam an. Das zeigt dem Team, dass die Erfassung einen Nutzen hat.
Typische Fehler
- Zeiten werden am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen.
- Es gibt ein Sammelprojekt „Sonstiges“, auf das fast alles gebucht wird.
- Aufgaben haben keine klare Zuständigkeit.
- Projekte werden nach Abschluss nicht archiviert, und die Übersicht leidet.
- Es werden Funktionen eingeführt, die niemand braucht, nur weil sie vorhanden sind.
Wenn Sie Leistungen auf Basis der erfassten Zeiten abrechnen möchten, ist der nächste Schritt die Verknüpfung mit dem Verkauf. Projekte, Zeiterfassung und Rechnung lassen sich in Odoo durchgängig verbinden, sodass keine Stunden mehr abgetippt werden müssen.
Wenn Sie Projekte und Zeiterfassung in Odoo einführen möchten und eine Einschätzung zu Ihrem Vorhaben suchen, nehmen Sie gern Kontakt mit joradix auf.
