Die Einführung ist geschafft, das Team arbeitet mit Odoo, die ersten Rechnungen sind verschickt. Viele Unternehmen betrachten das Projekt an diesem Punkt als abgeschlossen. Doch ein ERP-System ist kein einmaliger Kauf, sondern ein Werkzeug, das gepflegt werden will.
Dieser Artikel zeigt, welche Aufgaben im laufenden Betrieb anfallen und wie Sie sie planen. Mit etwas Regelmäßigkeit bleibt Ihr System stabil, sicher und übersichtlich.
Updates und Versionswechsel
Odoo veröffentlicht laufend kleinere Korrekturen und in der Regel einmal im Jahr eine neue Hauptversion. Ältere Versionen werden nur für einen begrenzten Zeitraum unterstützt. Dabei sind zwei Dinge zu unterscheiden:
- Kleinere Updates innerhalb einer Version beheben Fehler und Sicherheitslücken. Sie sollten regelmäßig eingespielt werden.
- Versionswechsel auf eine neue Hauptversion verändern Datenbank und Oberfläche. Sie erfordern eine Testmigration, gründliche Tests und je nach Umfang Anpassungen an eigenen Modulen.
Wie viel davon Sie selbst erledigen müssen, hängt von Edition und Hosting ab. Bei der Cloud-Variante von Odoo übernimmt der Anbieter einen Teil der Arbeit. Bei selbst betriebenen Installationen liegt mehr Verantwortung bei Ihnen. Einen Überblick über die Editionen gibt der Artikel Odoo Community oder Enterprise.
Datensicherung
Eine Datensicherung ist nur so gut wie die letzte erfolgreiche Wiederherstellung. Klären Sie deshalb:
- Wer ist für die Sicherung zuständig, und wie oft wird gesichert?
- Werden neben der Datenbank auch die Dateianhänge gesichert?
- Wo liegen die Sicherungen, und sind sie getrennt vom Produktivsystem gespeichert?
- Wurde eine Wiederherstellung schon einmal ausprobiert?
Spielen Sie mindestens einmal im Jahr eine Sicherung in eine Testumgebung ein. So wissen Sie, dass sie vollständig ist, und kennen den Ablauf, bevor Sie ihn im Ernstfall brauchen.
Benutzer und Berechtigungen
Mit der Zeit kommen Mitarbeitende hinzu, wechseln die Abteilung oder verlassen das Unternehmen. Benutzerkonten und Rechte wachsen dabei oft unkontrolliert. Prüfen Sie regelmäßig:
- Sind Konten ausgeschiedener Mitarbeitender deaktiviert?
- Haben alle Personen nur die Rechte, die sie für ihre Arbeit brauchen?
- Wer hat Administratorrechte, und ist das noch nötig?
- Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für wichtige Konten aktiviert?
Die Anzahl der Benutzer kann sich je nach Lizenzmodell auch auf die Kosten auswirken. Mehr dazu im Artikel Was kostet Odoo?
Datenqualität im Blick behalten
Ein ERP-System ist nur so gut wie seine Daten. Doppelte Kontakte, veraltete Produkte und falsch gepflegte Bestände entstehen schleichend. Einige Gewohnheiten helfen:
- Doppelte Kontakte regelmäßig zusammenführen. Odoo bietet dafür je nach Version eine eigene Funktion.
- Nicht mehr genutzte Produkte, Projekte und Vorlagen archivieren.
- Pflichtfelder und Namenskonventionen im Team festlegen und dokumentieren.
- Für jeden Bereich eine Person benennen, die sich für die Daten verantwortlich fühlt.
Erweiterungen und Anpassungen dokumentieren
Nach dem Start kommen oft neue Wünsche auf. Ein weiteres Modul, ein zusätzliches Feld, eine Automatisierung. Jede Änderung ist für sich klein, in der Summe wird das System aber schwerer zu durchschauen. Halten Sie deshalb fest:
- welche Module installiert sind und warum,
- welche Felder, Ansichten und Automatisierungen angepasst wurden,
- welche eigenen oder fremden Zusatzmodule im Einsatz sind und wer sie pflegt.
Probieren Sie neue Module und Änderungen zuerst in einer Testdatenbank aus. Das gilt besonders für Module von Drittanbietern, deren Qualität stark schwanken kann.
Rückmeldungen sammeln, Wissen erhalten
Die Menschen, die täglich mit Odoo arbeiten, wissen am besten, wo es hakt. Richten Sie einen einfachen Weg ein, auf dem Probleme und Verbesserungsideen gesammelt werden, zum Beispiel ein eigenes Projekt in Odoo. Sammeln Sie die Punkte und entscheiden Sie in regelmäßigen Abständen, was umgesetzt wird. So vermeiden Sie viele kleine Einzeländerungen ohne Gesamtblick.
Häufig hängt das Wissen über das System an einer oder zwei Personen. Fallen diese aus, wird es schwierig. Kurze interne Anleitungen für die wichtigsten Abläufe und eine Einarbeitung für neue Mitarbeitende sorgen dafür, dass Odoo auch nach Personalwechseln richtig genutzt wird.
Den laufenden Aufwand planen
Pflege kostet Zeit und gegebenenfalls Geld. Planen Sie dafür ein festes Budget ein, statt nur bei Problemen zu reagieren. Eine einfache Jahresplanung könnte so aussehen: regelmäßige kleine Updates, eine Prüfung von Rechten und Daten pro Quartal, ein Test der Datensicherung im Jahr und eine Entscheidung darüber, wann der nächste Versionswechsel ansteht.
Wenn Sie für den laufenden Betrieb Ihres Odoo-Systems einen Ansprechpartner suchen, sprechen Sie mit joradix über Ihre Situation.
