Sobald mehrere Personen mit Odoo arbeiten, stellt sich die Frage, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Die Vertriebsleitung braucht andere Rechte als die Buchhaltung, und eine Aushilfe im Lager andere als die Geschäftsführung.
Odoo bringt dafür ein durchdachtes Rechtesystem mit. Es ist flexibel, kann aber unübersichtlich werden, wenn man ohne Plan vorgeht. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Benutzer und Berechtigungen strukturiert einrichten.
Benutzertypen in Odoo
Odoo unterscheidet grundsätzlich zwischen verschiedenen Arten von Benutzern:
- Interne Benutzer arbeiten im Backend von Odoo. Das sind Ihre Mitarbeitenden. Bei der Enterprise-Edition richtet sich die Subscription nach der Zahl dieser Benutzer.
- Portalbenutzer sind meist Kunden oder Partner. Sie sehen über das Kundenportal nur ihre eigenen Dokumente, etwa Angebote, Rechnungen oder Projekte.
- Öffentliche Besucher sind nicht angemeldet und sehen etwa Ihre Website oder Ihren Onlineshop.
Für das Rechtekonzept sind vor allem die internen Benutzer wichtig. Prüfen Sie trotzdem, welche Dokumente Ihre Portalbenutzer sehen können. Gerade wenn Sie das Kundenportal neu freischalten, lohnt sich ein Blick aus Kundensicht mit einem Testzugang.
So funktionieren Zugriffsrechte
In den Benutzereinstellungen legen Sie für jede installierte App fest, welche Rolle eine Person hat. Typisch sind Stufen wie „Benutzer“ und „Administrator“, bei manchen Apps gibt es feinere Abstufungen. Ein Beispiel aus dem Verkauf: Eine Person sieht nur ihre eigenen Aufträge, eine andere alle Aufträge, und die Leitung kann zusätzlich Einstellungen ändern.
Hinter diesen Rollen stehen Gruppen. Eine Gruppe bündelt Berechtigungen, etwa das Lesen, Anlegen, Ändern und Löschen bestimmter Daten. Zusätzlich können Datensatzregeln einschränken, welche einzelnen Datensätze sichtbar sind. Die genauen Bezeichnungen und Möglichkeiten können sich je nach Version unterscheiden.
Für die meisten Unternehmen reichen die vordefinierten Rollen aus. Eigene Gruppen und Regeln sind möglich, erfordern aber Erfahrung und sorgfältige Tests.
Schritt für Schritt zum Rollenkonzept
- Rollen sammeln: Notieren Sie die Funktionen in Ihrem Unternehmen, etwa Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung, Projektleitung und Geschäftsführung.
- Bedarf je Rolle festlegen: Halten Sie fest, welche Apps jede Rolle braucht und ob sie nur lesen oder auch bearbeiten muss.
- Sensible Bereiche markieren: Personaldaten, Finanzen und Einkaufspreise verdienen besondere Aufmerksamkeit.
- Personen zuordnen: Ordnen Sie jede Person einer Rolle zu. Ausnahmen sollten begründet und dokumentiert werden.
- Einrichten und testen: Legen Sie einen Testbenutzer je Rolle an und prüfen Sie, ob er genau das sieht, was er sehen soll.
Wer als Administrator arbeitet, sieht alles. Fehler im Rechtekonzept fallen so kaum auf. Melden Sie sich deshalb gezielt mit einem Testbenutzer an, bevor Sie Rechte für echte Mitarbeitende freigeben.
Mehrere Unternehmen in einer Datenbank
Odoo kann mehrere Gesellschaften in einer Datenbank verwalten. In diesem Fall legen Sie für jede Person zusätzlich fest, auf welche Unternehmen sie zugreifen darf. Das ist praktisch, wenn etwa eine Buchhaltung für mehrere Gesellschaften arbeitet. Planen Sie diese Struktur besonders sorgfältig, weil sie viele Bereiche des Systems berührt. Klären Sie vorab, welche Daten gesellschaftsübergreifend genutzt werden sollen, etwa Kontakte oder Produkte, und welche streng getrennt bleiben müssen.
Typische Fehler
- Zu viele Administratoren: Administratorrechte erlauben weitreichende Änderungen an Einstellungen. Sie gehören nur in wenige Hände.
- Rechte nach Person statt nach Rolle: Wer jede Person einzeln einrichtet, verliert schnell den Überblick.
- Gemeinsame Zugänge: Ein Login für mehrere Personen macht Änderungen nicht mehr nachvollziehbar und ist aus Sicht von Sicherheit und Datenschutz problematisch.
- Vergessene Zugänge: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sollte ihr Zugang sofort deaktiviert werden. In Odoo archivieren Sie den Benutzer dafür, statt ihn zu löschen. So bleibt die Historie erhalten.
- Keine Dokumentation: Ohne schriftliches Rollenkonzept weiß nach einem Jahr niemand mehr, warum jemand welche Rechte hat.
Sicherheit über die Rechte hinaus
Zu einer sauberen Benutzerverwaltung gehören auch sichere Anmeldungen. Odoo bietet die Möglichkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für Benutzer mit weitreichenden Rechten ist sie besonders empfehlenswert. Achten Sie außerdem auf sichere Passwörter und darauf, dass jede Person ihren eigenen Zugang nutzt.
Überprüfen Sie die vergebenen Rechte regelmäßig. Ein fester Termin, etwa einmal im Jahr oder bei größeren Änderungen im Team, hilft dabei. Weitere Hinweise zum Thema finden Sie im Artikel Odoo selbst einführen.
Sie möchten Ihr Rechtekonzept selbst umsetzen und dabei jemanden an der Seite haben, der Fragen beantwortet? joradix bietet dafür eine Begleitung bei der Eigenumsetzung an.
