Viele Abläufe im Unternehmen wiederholen sich. Ein Angebot wird verschickt, und drei Tage später soll nachgefasst werden. Eine Aufgabe wechselt in die Phase „Abnahme“, und die Projektleitung soll Bescheid wissen. Solche Schritte lassen sich in Odoo oft automatisieren, ohne dass jemand programmieren muss.
Dieser Artikel stellt die wichtigsten Werkzeuge vor, zeigt typische Einsatzfälle und erklärt, wo die Grenzen liegen. Er richtet sich an Verantwortliche, die ihr System selbst weiterentwickeln wollen.
Aktivitäten: der einfachste Einstieg
Aktivitäten sind Erinnerungen, die an einem Datensatz hängen, etwa „Anrufen“, „E-Mail senden“ oder „Angebot prüfen“. Sie erscheinen bei der zuständigen Person in der Übersicht und haben ein Fälligkeitsdatum.
Schon ohne weitere Automatisierung lässt sich viel erreichen. Aktivitätstypen können so eingestellt werden, dass nach dem Erledigen automatisch die nächste Aktivität vorgeschlagen oder angelegt wird. So entstehen einfache Ketten, zum Beispiel „Angebot senden“, danach nach einigen Tagen „Nachfassen“.
E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen sparen Zeit und sorgen für einheitliche Kommunikation. Sie enthalten Platzhalter, die Odoo beim Versand mit Daten aus dem Datensatz füllt, etwa den Namen des Kunden oder die Auftragsnummer.
- Legen Sie Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten an, zum Beispiel Terminbestätigungen oder Zahlungserinnerungen.
- Halten Sie Vorlagen kurz und prüfen Sie die Platzhalter mit echten Testdaten.
- Vorlagen sind die Grundlage für automatisch versendete E-Mails in Automatisierungsregeln.
Automatisierungsregeln
Das zentrale Werkzeug sind die Automatisierungsregeln. In älteren Versionen heißen sie „automatisierte Aktionen“. Sie finden sie im Entwicklermodus in den technischen Einstellungen, in neueren Versionen auch über ein eigenes Menü. Eine Regel besteht aus drei Teilen:
- Auslöser: Wann soll die Regel greifen? Zum Beispiel beim Anlegen, beim Ändern eines bestimmten Feldes, beim Wechsel in eine Phase oder zeitabhängig relativ zu einem Datumsfeld.
- Bedingung: Für welche Datensätze gilt sie? Zum Beispiel nur für Aufträge über einem bestimmten Betrag oder nur für ein bestimmtes Team. Filter lassen sich über die Oberfläche zusammenstellen.
- Aktion: Was soll passieren? Zum Beispiel ein Feld setzen, eine Aktivität anlegen, eine E-Mail senden oder Follower hinzufügen.
Typische Beispiele sind: Bei einer neuen Anfrage wird eine Aktivität für den Vertrieb angelegt. Wechselt eine Aufgabe in „Erledigt“, wird der Kunde per E-Mail informiert. Ist ein Angebot nach einer Woche noch offen, entsteht eine Erinnerung zum Nachfassen.
Geplante Aktionen
Geplante Aktionen laufen in festen Abständen im Hintergrund, etwa stündlich oder täglich. Odoo nutzt sie selbst, zum Beispiel für Nachbestellregeln oder den E-Mail-Versand. Im Entwicklermodus sehen Sie die vorhandenen geplanten Aktionen und können Intervalle prüfen.
Eigene geplante Aktionen erfordern häufig etwas Code. Für die meisten zeitgesteuerten Fälle ohne Programmierung sind daher die zeitabhängigen Auslöser der Automatisierungsregeln der bessere Weg.
Eine fehlerhafte Regel kann viele Datensätze auf einmal ändern oder E-Mails an Kunden versenden. Richten Sie neue Automatisierungen deshalb zuerst in einer Kopie Ihrer Datenbank ein, in der der E-Mail-Versand nach außen deaktiviert ist. Erst wenn alles wie erwartet funktioniert, übertragen Sie die Regel ins Live-System.
So testen Sie eine neue Regel
- Beschreiben Sie in einem Satz, was die Regel tun soll und wann.
- Legen Sie die Regel in der Testdatenbank an.
- Erzeugen Sie gezielt Datensätze, die die Bedingung erfüllen, und solche, die sie nicht erfüllen.
- Prüfen Sie, ob die Aktion nur dort ausgeführt wurde, wo sie soll.
- Übertragen Sie die Regel erst danach ins Live-System und beobachten Sie die ersten Tage.
Grenzen ohne Programmierung
Automatisierungsregeln sind mächtig, aber nicht für alles geeignet. Seien Sie zurückhaltend, wenn:
- komplexe Berechnungen oder Verzweigungen mit vielen Bedingungen nötig sind,
- Daten mit externen Systemen ausgetauscht werden sollen,
- mehrere Regeln auf dieselben Felder wirken und sich gegenseitig auslösen können,
- sehr viele Datensätze betroffen sind und die Leistung leiden könnte.
Manche Aktionen erlauben das Ausführen von Python-Code. Das ist dann keine Automatisierung ohne Programmierung mehr und sollte nur von Personen genutzt werden, die die Auswirkungen sicher einschätzen können.
Gute Praxis für eigene Automatisierungen
- Dokumentieren: Führen Sie eine einfache Liste aller Regeln mit Zweck, Auslöser und verantwortlicher Person.
- Sprechende Namen: Ein Name wie „Angebot: Nachfassen nach 7 Tagen“ hilft später beim Verständnis.
- Klein anfangen: Automatisieren Sie zuerst einen einzelnen, klar beschriebenen Schritt.
- Nach Updates prüfen: Nach einem Versionswechsel sollten Sie alle Regeln testen.
- Aufräumen: Nicht mehr benötigte Regeln deaktivieren statt vergessen.
Mehr zum Vorgehen, wenn Sie Odoo weitgehend selbst einrichten, lesen Sie im Artikel Odoo selbst einführen.
Wenn Sie Automatisierungen selbst aufbauen und dabei eine fachliche Begleitung möchten, unterstützt joradix Sie gezielt an den Stellen, an denen Sie Hilfe brauchen. Mehr zur Begleitung bei der Eigenumsetzung.
