Odoo und DATEV: Austausch mit der Steuerberatung

Viele Steuerberatungen arbeiten mit DATEV. Wie der Datenaustausch mit Odoo gelingt, hängt vor allem von guter Abstimmung ab. Wir zeigen, worauf es ankommt.

In Deutschland arbeiten viele Steuerberatungen mit DATEV. Wer Odoo einführt, stellt sich deshalb früh die Frage: Wie kommen die Daten aus Odoo zur Steuerberatung? Und wie viel Buchhaltung soll überhaupt in Odoo stattfinden?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Der richtige Weg hängt davon ab, wie Sie heute mit Ihrer Steuerberatung zusammenarbeiten und welche Odoo-Version und Edition Sie nutzen. Dieser Artikel hilft Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung.

Grundsatzfrage: Wo findet die Buchhaltung statt?

Bevor es um Technik geht, sollten Sie eine Grundsatzentscheidung treffen. In der Praxis gibt es vor allem zwei Modelle:

Vollständige Finanzbuchhaltung in Odoo: Sie buchen Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungen und den Bankabgleich in Odoo. Die Steuerberatung erhält regelmäßig einen Export und übernimmt etwa Abschluss und Steuererklärungen.
Odoo für die Belegvorerfassung: Sie schreiben Rechnungen in Odoo und erfassen Eingangsbelege. Die eigentliche Buchhaltung erledigt weiterhin die Steuerberatung in ihrem System.

Beide Wege sind möglich. Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung treffen. Sie weiß am besten, welche Daten sie in welcher Form braucht und welche Aufgaben sie übernehmen möchte.

Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04

Odoo bringt für Deutschland die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 mit. Welcher Kontenrahmen bei Ihnen gilt, legt in der Regel die Steuerberatung fest. Er muss zu dem passen, was sie in DATEV verwendet.

Klären Sie außerdem, ob Ihre Steuerberatung individuelle Konten angelegt hat. Diese sollten auch in Odoo vorhanden sein, damit ein Export sauber zugeordnet werden kann. Dasselbe gilt für Steuersätze und Steuerschlüssel. Ein späterer Wechsel des Kontenrahmens ist aufwendig. Treffen Sie diese Entscheidung deshalb vor dem ersten Buchungssatz.

Die DATEV-Exportfunktion in Odoo

Für Deutschland bietet Odoo eine Exportfunktion für DATEV. Damit lassen sich Buchungsdaten in einem Format ausgeben, das DATEV einlesen kann. Je nach Version können auch Stammdaten wie Kunden und Lieferanten sowie Belege mit exportiert werden.

Der Export erfolgt in der Regel für einen frei wählbaren Zeitraum, zum Beispiel einen Monat. Die erzeugten Dateien übergeben Sie dann an Ihre Steuerberatung, die sie in DATEV importiert. Wichtig ist, dass in Odoo die Einstellungen für die DATEV-Übergabe gepflegt sind. Dazu gehören etwa die Beraternummer und die Mandantennummer, die Ihnen Ihre Steuerberatung nennt.

Ob und in welchem Umfang diese Funktion verfügbar ist, hängt von der Edition und Version ab. Prüfen Sie das vor der Einführung genau. Einen Überblick über die Unterschiede finden Sie im Beitrag Odoo Community oder Enterprise.

Erst testen, dann umstellen

Erstellen Sie vor dem Echtbetrieb einen Testexport mit einigen Buchungen und lassen Sie ihn von Ihrer Steuerberatung einlesen. So zeigen sich fehlende Konten oder abweichende Einstellungen, bevor sie im Monatsabschluss auffallen.

Diese Punkte sollten Sie mit der Steuerberatung abstimmen

Ein kurzes Abstimmungsgespräch vor dem Start erspart später viel Nacharbeit. Folgende Fragen haben sich bewährt:

Welcher Kontenrahmen wird verwendet, und gibt es eigene Konten?
Welche Daten werden gebraucht: nur Buchungen, auch Stammdaten, auch Belegbilder?
In welchem Rhythmus sollen Daten übergeben werden, etwa monatlich?
Wie werden Debitoren- und Kreditorennummern vergeben?
Wer übernimmt den Bankabgleich und die Kontrolle offener Posten?
Wie werden Korrekturen gehandhabt, wenn ein Zeitraum bereits übergeben wurde?

Halten Sie die Antworten schriftlich fest. So haben alle Beteiligten denselben Stand, auch wenn sich Zuständigkeiten ändern.

Typische Stolpersteine

Doppelte Erfassung: Wenn Buchungen sowohl in Odoo als auch bei der Steuerberatung entstehen, kommt es leicht zu Abweichungen. Legen Sie klar fest, wo welche Buchung erfolgt.
Nummernkreise: Kunden- und Lieferantennummern müssen zu den Vorgaben in DATEV passen. Sonst entstehen beim Import Fehler oder Dubletten.
Festgeschriebene Zeiträume: Nach der Übergabe sollten Sie in Odoo keine Buchungen in diesem Zeitraum mehr ändern. Nutzen Sie dafür die Sperrdaten in den Buchhaltungseinstellungen.
Belege und Aufbewahrung: Klären Sie, wo Belege revisionssicher abgelegt werden. Die Anforderungen dazu sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung besprechen.

Schrittweise vorgehen

Viele Unternehmen beginnen mit der Rechnungsstellung in Odoo und der Belegvorerfassung. Wenn das stabil läuft, wird der Umfang der Buchhaltung in Odoo schrittweise erweitert. Dieser Weg lässt allen Beteiligten Zeit, sich an neue Abläufe zu gewöhnen.

Planen Sie außerdem einen sinnvollen Startzeitpunkt. Ein Wechsel zum Beginn eines Geschäftsjahres oder zumindest zum Monatsanfang macht die Übergabe übersichtlicher. Offene Posten und Kontensalden aus dem bisherigen System müssen zum Start sauber übernommen werden. Stimmen Sie auch diesen Schritt mit Ihrer Steuerberatung ab, damit die Zahlen in beiden Systemen übereinstimmen.

Sie planen die Anbindung Ihrer Buchhaltung an die Steuerberatung und möchten die Einrichtung in Odoo sauber aufsetzen? Schildern Sie uns Ihre Ausgangslage über die Kontaktseite.