Jeder Zahlungseingang und jeder Zahlungsausgang muss in der Buchhaltung einer Rechnung oder einem Konto zugeordnet werden. Bei wenigen Buchungen pro Monat ist das schnell erledigt. Bei vielen Zahlungen kann es aber zur zeitraubenden Routine werden.
Odoo bietet für den Bankabgleich mehrere Hilfen. Richtig eingerichtet, schlägt das System für viele Zahlungen die passende Zuordnung vor. Dieser Artikel zeigt, wie der Abgleich aufgebaut ist und wie Sie ihn beschleunigen. Bezeichnungen und Funktionsumfang unterscheiden sich je nach Version und Edition.
So funktioniert der Bankabgleich
Der Bankabgleich verbindet zwei Seiten:
- die Bankbuchungen, also die Umsätze aus Ihrem Kontoauszug, und
- die offenen Posten in Odoo, also unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
Für jede Bankbuchung suchen Sie den passenden offenen Posten oder buchen sie direkt auf ein Konto, etwa bei Bankgebühren. Nach dem Abgleich ist die Rechnung als bezahlt markiert. Ihr Kontostand in Odoo stimmt mit dem der Bank überein.
Kontoauszüge in Odoo bringen
Damit Odoo abgleichen kann, müssen die Bankumsätze zuerst ins System. Dafür gibt es grundsätzlich drei Wege:
- Bankanbindung: Odoo ruft die Umsätze automatisch von der Bank ab. Diese Synchronisation ist je nach Edition verfügbar und hängt davon ab, ob Ihre Bank unterstützt wird.
- Dateiimport: Sie laden den Kontoauszug aus dem Onlinebanking herunter und importieren ihn. Welche Formate unterstützt werden, etwa CSV, CAMT oder MT940, hängt von Version, Edition und installierten Modulen ab.
- Manuelle Erfassung: Für Konten mit sehr wenigen Bewegungen können Sie Buchungen auch von Hand anlegen.
Welcher Weg sinnvoll ist, hängt von der Zahl Ihrer Buchungen und Ihrer Bank ab. Bei regelmäßigem Zahlungsverkehr spart eine automatische Anbindung oder ein standardisierter Dateiimport viel Zeit. Mehr zu den Unterschieden der Editionen lesen Sie im Beitrag Odoo Community oder Enterprise.
Abgleichsregeln: Wiederkehrendes automatisieren
Viele Zahlungen wiederholen sich. Bankgebühren, Mieten, Versicherungen oder Leasingraten folgen festen Mustern. Für solche Fälle können Sie in Odoo Abgleichsmodelle anlegen. Sie werden je nach Version auch als Abgleichsregeln bezeichnet.
Ein Abgleichsmodell legt fest, unter welchen Bedingungen eine Buchung erkannt wird und wie sie verbucht wird. Bedingungen können etwa ein Text im Verwendungszweck, der Name des Zahlungspartners oder ein Betragsbereich sein. Typische Einsatzfälle sind:
- Bankgebühren automatisch auf das passende Aufwandskonto buchen
- Kleine Zahlungsdifferenzen, etwa Rundungen, ausbuchen
- Skonto-Abzüge korrekt verbuchen
- Regelmäßige Zahlungen an bestimmte Lieferanten vorschlagen
Zusätzlich sucht Odoo bei Kundenzahlungen nach passenden Rechnungen, etwa anhand der Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder des Betrags.
Bitten Sie Ihre Kunden, die Rechnungsnummer bei der Überweisung anzugeben. Ein klarer Hinweis auf der Rechnung hilft dabei. Je eindeutiger der Verwendungszweck ist, desto häufiger findet Odoo die richtige Rechnung von selbst.
Offene Posten im Blick behalten
Der Bankabgleich ist nur so gut wie die Daten auf der anderen Seite. Wenn Rechnungen fehlen oder doppelt erfasst sind, kann Odoo keine passende Zuordnung finden. Prüfen Sie deshalb regelmäßig die Liste der offenen Posten.
Gleichen Sie möglichst zeitnah ab, zum Beispiel wöchentlich. Je länger Buchungen liegen bleiben, desto mühsamer wird die Klärung einzelner Zahlungen.
Für Zahlungen, die sich nicht sofort zuordnen lassen, hat sich eine klare Vorgehensweise bewährt. Notieren Sie an der Buchung, was noch geklärt werden muss, und legen Sie bei Bedarf eine Aktivität für die zuständige Person an. So geht keine Rückfrage verloren. Vermeiden Sie es, unklare Zahlungen vorläufig auf beliebige Konten zu buchen. Solche Buchungen später zu korrigieren, kostet meist mehr Zeit als die sofortige Klärung.
Ein regelmäßiger Blick auf den Saldo hilft ebenfalls. Stimmt der Kontostand in Odoo nach dem Abgleich mit dem Kontoauszug der Bank überein, wissen Sie, dass alle Buchungen erfasst sind.
Typische Stolpersteine
- Sammelzahlungen: Ein Kunde bezahlt mehrere Rechnungen mit einer Überweisung. Odoo kann eine Zahlung mehreren Rechnungen zuordnen. Dafür müssen Sie die Rechnungen aber gezielt auswählen.
- Teilzahlungen: Wird nur ein Teil bezahlt, bleibt der Rest offen. Entscheiden Sie bewusst, ob die Differenz offen bleibt oder ausgebucht wird.
- Doppelte Importe: Wird ein Kontoauszug zweimal importiert, entstehen doppelte Buchungen. Achten Sie auf die Zeiträume beim Import.
- Zu allgemeine Regeln: Abgleichsmodelle mit sehr breiten Bedingungen können falsche Vorschläge machen. Formulieren Sie Bedingungen möglichst eindeutig.
- Abweichender Anfangssaldo: Beim Start muss der Anfangssaldo in Odoo mit dem Kontostand der Bank übereinstimmen. Sonst lassen sich Abweichungen später nur schwer erklären.
Sie möchten den Bankabgleich in Odoo selbst einrichten und dabei typische Fehler vermeiden? joradix steht Ihnen dafür mit der Begleitung bei der Eigenumsetzung zur Seite.
