Ware nachzubestellen, bevor sie ausgeht, kostet im Alltag viel Aufmerksamkeit. Wer dafür Listen führt oder regelmäßig durchs Lager geht, verliert Zeit und übersieht trotzdem manchmal einen Artikel. Odoo kann diese Arbeit zu einem großen Teil übernehmen, wenn die Grundlagen stimmen.
Das zentrale Werkzeug dafür sind Nachbestellregeln. Aus ihnen erzeugt Odoo Bestellvorschläge in Form von Angebotsanfragen an Ihre Lieferanten. Dieser Artikel erklärt, wie das funktioniert und was Sie bei der Einrichtung beachten sollten.
Was eine Nachbestellregel ist
Eine Nachbestellregel legt für ein Produkt und einen Lagerort fest, wann nachbestellt werden soll und wie viel. Die wichtigsten Werte sind:
- Mindestmenge: Fällt der erwartete Bestand unter diesen Wert, wird ein Nachschub ausgelöst.
- Höchstmenge: Bis zu diesem Wert wird aufgefüllt.
- Vielfaches: Optional können Sie festlegen, dass nur in bestimmten Schritten bestellt wird, etwa in ganzen Kartons.
Wichtig ist der Begriff „erwarteter Bestand“. Odoo schaut nicht nur auf die Menge im Regal. Es berücksichtigt auch bestätigte Kundenaufträge, offene Bestellungen beim Lieferanten und andere geplante Bewegungen. So wird nicht doppelt bestellt, wenn bereits Ware unterwegs ist.
Die Voraussetzungen im Produkt
Damit aus einer Regel ein sinnvoller Vorschlag entsteht, braucht Odoo einige Angaben im Produkt:
- Lieferant: Im Reiter für den Einkauf hinterlegen Sie mindestens einen Lieferanten. Bei mehreren Lieferanten bestimmt die Reihenfolge, wer bevorzugt wird.
- Einkaufspreis und Mindestabnahme: Diese Werte übernimmt Odoo in die Anfrage.
- Lieferzeit: Die Lieferzeit des Lieferanten fließt in die Planung ein. Ist sie zu kurz eingetragen, kommt der Vorschlag zu spät.
- Route „Kaufen“: Das Produkt muss eingekauft werden können. Je nach Einstellung ist diese Route im Produkt zu aktivieren.
Fehlt eine dieser Angaben, entsteht oft gar kein Vorschlag oder ein Vorschlag ohne Lieferant. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum Nachbestellregeln „nicht funktionieren“.
Wie Bestellvorschläge entstehen
Odoo prüft die Nachbestellregeln regelmäßig über eine geplante Aktion, standardmäßig einmal täglich. Liegt der erwartete Bestand unter der Mindestmenge, legt das System eine Angebotsanfrage an. Mehrere Artikel desselben Lieferanten werden dabei in der Regel in einer Anfrage zusammengefasst.
Zusätzlich gibt es aktuell eine Übersicht für den Nachschub. Dort sehen Sie alle Artikel, für die Bedarf besteht, und können Bestellungen von Hand auslösen. Diese Ansicht eignet sich gut, um Vorschläge vor dem Bestellen zu prüfen. Bezeichnung und Aufbau unterscheiden sich je nach Version etwas.
Die erzeugten Anfragen sind zunächst Entwürfe. Ihr Einkauf prüft sie, passt bei Bedarf Mengen oder Preise an und bestätigt sie dann als Bestellung.
Odoo schlägt vor, Ihr Team entscheidet. Planen Sie feste Zeiten ein, zu denen offene Anfragen geprüft und versendet werden. Sonst sammeln sich Entwürfe an, und die Ware kommt trotzdem zu spät.
Gute Werte für Mindest- und Höchstmenge finden
Die richtigen Werte hängen von Ihrem Verbrauch, der Lieferzeit und der Lagerfläche ab. Ein pragmatischer Einstieg:
- Ermitteln Sie den durchschnittlichen Verbrauch pro Woche aus den vergangenen Monaten.
- Multiplizieren Sie ihn mit der Lieferzeit in Wochen. Das ist die Menge, die Sie während der Wartezeit brauchen.
- Rechnen Sie einen Sicherheitspuffer hinzu. Das Ergebnis ist ein Anhaltspunkt für die Mindestmenge.
- Legen Sie die Höchstmenge so fest, dass eine Bestellung wirtschaftlich ist und ins Lager passt.
- Prüfen Sie die Werte nach einigen Wochen und passen Sie sie an.
Je nach Version bietet Odoo zusätzlich Kennzahlen oder Vorschläge auf Basis der Vergangenheit an. Nutzen Sie sie als Hilfe, nicht als Ersatz für Ihre Erfahrung mit den Artikeln.
Typische Fehler beim Einkauf in Odoo
- Regeln für alle Artikel auf einmal: Beginnen Sie mit den Artikeln, die regelmäßig gebraucht werden und bei denen ein Engpass weh tut.
- Veraltete Lieferzeiten: Wenn Lieferanten länger brauchen als hinterlegt, sind die Vorschläge zu knapp.
- Ungenaue Bestände: Nachbestellregeln sind nur so gut wie der Lagerbestand. Wer Wareneingänge spät bucht, erhält falsche Vorschläge.
- Doppelte Wege: Wenn parallel weiter per E-Mail oder Telefon bestellt wird, ohne die Bestellung in Odoo zu erfassen, bestellt das System erneut.
- Keine Zuständigkeit: Legen Sie fest, wer Vorschläge prüft und wer die Regeln pflegt.
Alternative: Bestellung auf Kundenauftrag
Nicht jeder Artikel gehört auf Lager. Für teure oder selten gefragte Produkte kann es sinnvoller sein, erst zu bestellen, wenn ein Kunde gekauft hat. Odoo bietet dafür eine eigene Route, die je nach Version erst in den Einstellungen sichtbar gemacht werden muss. Prüfen Sie für jede Artikelgruppe, welcher Weg passt.
Wenn Sie Ihren Einkauf in Odoo selbst aufbauen und an einzelnen Stellen Unterstützung brauchen, begleitet joradix Sie gezielt dabei. Mehr zur Begleitung bei der Eigenumsetzung.
