Die elektronische Rechnung ist in Deutschland kein Zukunftsthema mehr. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gelten seit 2025 neue Regeln. Viele Verantwortliche fragen sich deshalb, was genau eine E-Rechnung ist und ob ihre Software damit umgehen kann.
Dieser Artikel erklärt die Grundbegriffe und zeigt, wie Odoo E-Rechnungen unterstützt. Er gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte prüfen Sie die aktuelle Rechtslage und die für Sie geltenden Fristen mit Ihrer Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die Rechnungsdaten liegen dabei maschinenlesbar vor, zum Beispiel als XML-Datei. Eine Software kann Beträge, Steuersätze und Positionen direkt auslesen, ohne dass jemand sie abtippt.
Eine reine PDF-Rechnung gilt in diesem Sinn nicht als E-Rechnung. Sie ist für Menschen lesbar, aber nicht automatisch für Programme auswertbar.
Der Vorteil strukturierter Rechnungen liegt auf der Hand: Eingangsrechnungen müssen nicht mehr abgetippt werden, Tippfehler werden seltener, und die Prüfung lässt sich besser in feste Abläufe einbinden. Für Unternehmen, die ohnehin ein ERP-System wie Odoo nutzen, ist die E-Rechnung deshalb auch eine Chance, die Buchhaltung zu vereinfachen.
Was gilt aktuell in Deutschland?
Nach aktuellem Stand gilt im inländischen B2B-Bereich:
- Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ausstellung: Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Je nach Umsatz des Unternehmens laufen sie bis Ende 2026 oder bis Ende 2027.
Es gibt Ausnahmen, etwa für bestimmte Kleinbetragsrechnungen. Welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten und ab wann, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.
XRechnung und ZUGFeRD: Der Unterschied
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: Ein reines Datenformat ohne Sichtansicht. Die Rechnung besteht nur aus einer XML-Datei. XRechnung ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet. Odoo nutzt dafür die Variante auf Basis von UBL.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format. Es kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Menschen sehen eine normale Rechnung, Programme lesen die Daten aus. In Frankreich heißt das weitgehend gleiche Format Factur-X.
Welches Format Sie nutzen, hängt oft vom Empfänger ab. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD häufig bequemer, weil die Rechnung auch ohne spezielle Software lesbar bleibt.
E-Rechnungen empfangen mit Odoo
Für den Empfang ist entscheidend, dass Eingangsrechnungen zuverlässig ankommen und ausgewertet werden können. In Odoo können Sie dafür zum Beispiel eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten. Eingehende Rechnungen landen dann als Entwurf in der Buchhaltung.
Enthält eine Rechnung strukturierte Daten, kann Odoo diese je nach Version direkt einlesen. Lieferant, Beträge und Positionen werden dann vorbelegt. Prüfen müssen Sie die Rechnung trotzdem. Aber das Abtippen entfällt.
E-Rechnungen erstellen mit Odoo
Für ausgehende Rechnungen kann Odoo strukturierte Formate erzeugen. Dazu gehören XRechnung im UBL-Format und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X. Die genaue Einrichtung unterscheidet sich je nach Version. Typische Schritte sind:
- Die deutsche Lokalisierung ist installiert und eingerichtet.
- Ihre Unternehmensdaten sind vollständig, insbesondere Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Beim Kunden wird hinterlegt, in welchem Format er Rechnungen erhalten soll.
- Bei öffentlichen Auftraggebern wird die geforderte Leitweg-ID erfasst.
- Eine Testrechnung wird erstellt und mit einem Prüfwerkzeug oder durch den Empfänger kontrolliert.
Je nach Version unterstützt Odoo außerdem den Versand über das Peppol-Netzwerk. Ob das für Sie relevant ist, hängt von Ihren Kunden ab.
Auch wenn für Ihr Unternehmen beim Ausstellen noch eine Übergangsfrist gilt, lohnt sich eine frühe Umstellung. So sammeln Sie Erfahrung, solange noch keine Pflicht besteht, und können Rückmeldungen Ihrer Kunden in Ruhe einarbeiten. Fragen Sie wichtige Kunden am besten direkt, welches Format sie bevorzugen und über welchen Weg sie Rechnungen empfangen möchten.
Eine E-Rechnung wird nur dann korrekt, wenn die zugrunde liegenden Daten stimmen. Fehlende Steuernummern, unvollständige Adressen oder falsche Einheiten führen häufig dazu, dass Empfänger die Rechnung ablehnen.
Typische Stolpersteine
- Nur PDF verschicken: Eine PDF-Datei allein erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
- Empfang nicht geregelt: Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten Rechnungen senden sollen, und informieren Sie diese.
- Veraltete Version: Die Unterstützung für E-Rechnungen wurde in neueren Odoo-Versionen erweitert. Prüfen Sie, ob Ihre Version die benötigten Formate abdeckt.
- Kein Test: Testen Sie Ihre Rechnungen, bevor Sie sie an Kunden senden.
Sie möchten prüfen, ob Ihre Odoo-Installation für E-Rechnungen bereit ist, oder die Umstellung planen? Schreiben Sie uns über die Kontaktseite.
