Daten in Odoo importieren: Tipps

Kunden, Produkte und offene Posten aus dem Altsystem übernehmen: Mit guter Vorbereitung und der richtigen Reihenfolge gelingt der Datenimport in Odoo.

Bei fast jeder Odoo-Einführung müssen bestehende Daten übernommen werden. Kundenadressen, Lieferanten, Produkte, Preise oder offene Aufträge liegen meist in einem Altsystem oder in Excel-Listen. Odoo bietet dafür eine eingebaute Importfunktion, die Dateien im CSV- oder Excel-Format einlesen kann.

Technisch ist ein Import schnell erledigt. Die eigentliche Arbeit steckt in der Vorbereitung. Dieser Artikel zeigt, worauf Sie achten sollten, damit Ihre Daten sauber in Odoo ankommen.

So funktioniert der Import in Odoo

In vielen Listenansichten finden Sie eine Funktion zum Importieren. Je nach Version liegt sie in einem Menü über der Liste. Der Ablauf ist meist gleich:

Datei hochladen.
Spalten der Datei den Feldern in Odoo zuordnen. Odoo schlägt passende Zuordnungen oft selbst vor.
Den Import zunächst testen. Odoo prüft die Daten und meldet Fehler, ohne etwas zu speichern.
Erst wenn der Test fehlerfrei ist, den Import tatsächlich ausführen.

Für viele Bereiche stellt Odoo zudem Importvorlagen bereit. Sie zeigen, welche Spalten erwartet werden, und sind ein guter Ausgangspunkt.

Ein praktischer Trick: Legen Sie in Odoo einen Beispieldatensatz von Hand an und exportieren Sie ihn. Die Exportdatei zeigt Ihnen genau, wie Odoo die Felder benennt und welche Werte es erwartet. Diese Datei können Sie als Vorlage für Ihren Import verwenden.

Daten vor dem Import aufräumen

Ein Import überträgt Daten genau so, wie sie sind. Fehler und Dubletten aus dem Altsystem landen also auch in Odoo. Nutzen Sie den Umstieg deshalb als Gelegenheit zum Aufräumen:

Dubletten entfernen: Gleiche Kunden mit leicht unterschiedlicher Schreibweise zusammenführen.
Veraltetes aussortieren: Kunden ohne Umsatz seit vielen Jahren oder Produkte, die es nicht mehr gibt, müssen nicht unbedingt mit.
Formate vereinheitlichen: Länder, Anreden, Telefonnummern und Einheiten einheitlich schreiben.
Pflichtfelder prüfen: Jeder Datensatz braucht mindestens die Felder, die Odoo zwingend verlangt.
Verantwortung klären: Legen Sie fest, wer die Daten fachlich freigibt. Das sind meist die Personen, die später täglich damit arbeiten.

Die richtige Reihenfolge

Daten in Odoo hängen voneinander ab. Ein Auftrag braucht einen Kunden und Produkte, ein Produkt eventuell eine Kategorie. Importieren Sie deshalb in einer sinnvollen Reihenfolge:

Grundeinstellungen wie Einheiten, Produktkategorien und Steuern prüfen oder anlegen.
Kontakte: zuerst Unternehmen, danach die zugehörigen Ansprechpartner.
Produkte und Preise.
Lagerbestände, falls Sie die Lager-App nutzen.
Offene Vorgänge wie Aufträge oder Projekte, sofern sie übernommen werden sollen.

Offene Posten und Eröffnungsbilanzen in der Buchhaltung sind ein Sonderfall. Stimmen Sie diesen Teil am besten mit Ihrem Steuerbüro ab.

Externe IDs nutzen

Ein wichtiger Begriff beim Import ist die externe ID. Das ist eine eindeutige Kennung, die Sie jedem Datensatz in der Importdatei mitgeben, zum Beispiel die Kundennummer aus dem Altsystem. Sie hat zwei Vorteile:

Sie können Datensätze später über einen erneuten Import aktualisieren, statt sie doppelt anzulegen.
Sie können Verknüpfungen herstellen, etwa einen Ansprechpartner eindeutig seinem Unternehmen zuordnen.

Wer externe IDs von Anfang an konsequent nutzt, spart sich bei Korrekturen viel Arbeit.

Erst klein, dann groß

Importieren Sie zunächst nur wenige Datensätze, etwa zehn Kunden. Prüfen Sie danach in Odoo, ob alles richtig angekommen ist. Erst dann folgt der vollständige Import. So fallen Fehler früh auf, bevor sie tausendfach im System stehen.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Falsche Zahlen- und Datumsformate: Dezimalkomma oder Dezimalpunkt, Tag oder Monat zuerst. Prüfen Sie die Einstellungen beim Import und das Ergebnis im Test.
Zeichensatz-Probleme: Umlaute werden falsch dargestellt. Speichern Sie CSV-Dateien möglichst in UTF-8.
Verknüpfungen nicht gefunden: Wenn ein Wert, etwa ein Land oder eine Kategorie, in Odoo anders heißt als in der Datei, schlägt die Zuordnung fehl.
Kein Backup: Sichern Sie Ihre Datenbank vor größeren Importen oder arbeiten Sie zunächst in einer Testdatenbank.
Import direkt vor dem Start: Planen Sie genügend Zeit ein. Ein Probeimport einige Wochen vor dem Echtstart nimmt viel Druck heraus.

Nach dem Import: prüfen und abnehmen

Lassen Sie die importierten Daten von den Personen prüfen, die später damit arbeiten. Stichproben reichen oft aus. Vergleichen Sie außerdem Summen, etwa die Anzahl der Kunden oder den Gesamtwert des Lagerbestands, mit dem Altsystem. Weitere Tipps für die Einführung in Eigenregie finden Sie unter Odoo selbst einführen.

Sie planen einen Import selbst und möchten Ihre Vorbereitung vorher von jemandem prüfen lassen? joradix unterstützt Sie dabei im Rahmen der Begleitung bei Eigenumsetzung.