Ein ERP-System ist nur so gut wie die Menschen, die damit arbeiten. Selbst eine sorgfältig eingerichtete Odoo-Datenbank bringt wenig, wenn das Team unsicher ist, Umwege nimmt oder heimlich weiter mit Zetteln und Tabellen arbeitet. Die Schulung ist deshalb kein Pflichttermin am Ende des Projekts, sondern ein wichtiger Teil der Einführung.
Gute Schulungen orientieren sich am Alltag Ihrer Mitarbeitenden. Wie Sie das erreichen, zeigt dieser Beitrag.
Nach Rollen schulen, nicht nach Apps
Eine Schulung, die alle Funktionen der Verkaufs-App der Reihe nach erklärt, ist schnell vergessen. Wirksamer ist es, von den Aufgaben der Teilnehmenden auszugehen. Fragen Sie für jede Rolle:
- Welche drei bis fünf Vorgänge erledigt diese Person jeden Tag?
- Welche Vorgänge kommen nur gelegentlich vor, sind aber wichtig?
- Welche Informationen muss sie in Odoo finden können?
Daraus ergibt sich ein Schulungsplan, der genau zu den Aufgaben passt. Die Vertriebsmitarbeiterin lernt, wie sie ein Angebot erstellt und nachverfolgt. Der Lagermitarbeiter lernt, wie er Wareneingänge bucht und Lieferungen vorbereitet. Beide müssen nicht alles über Odoo wissen.
Mit eigenen Daten und echten Fällen üben
Menschen lernen am besten an Beispielen, die sie kennen. Schulen Sie deshalb möglichst in einer Testdatenbank, die bereits Ihre Einstellungen und einen Teil Ihrer Daten enthält. Ihre Kunden, Ihre Artikel, Ihre Dokumente. So erkennt das Team den eigenen Alltag wieder, und Fragen zu Sonderfällen kommen ganz von selbst.
Lassen Sie die Teilnehmenden selbst klicken. Zuschauen allein reicht nicht. Planen Sie Übungsaufgaben ein, zum Beispiel: „Erfassen Sie eine Bestellung für einen Bestandskunden mit Sonderpreis und erstellen Sie die Rechnung.“
Key User aufbauen
Bewährt hat sich das Prinzip der Key User. Das sind Mitarbeitende aus den Fachbereichen, die tiefer in Odoo einsteigen als ihre Kolleginnen und Kollegen. Sie übernehmen mehrere Aufgaben:
- Sie bringen die Sicht ihres Bereichs in die Einrichtung ein.
- Sie testen Abläufe vor dem Go-live.
- Sie sind nach dem Start erste Ansprechpartner bei Fragen.
- Sie sammeln Verbesserungsvorschläge und geben sie weiter.
Key User brauchen dafür Zeit. Planen Sie diese ausdrücklich ein und erwarten Sie nicht, dass die Aufgabe nebenbei erledigt wird.
Mehrere kurze Einheiten von ein bis zwei Stunden bleiben meist besser hängen als ein ganzer Schulungstag. Zwischen den Terminen können die Teilnehmenden üben und neue Fragen sammeln.
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Schulungen, die Monate vor dem Start stattfinden, sind bis zum Go-live oft vergessen. Zu kurzfristige Schulungen setzen das Team dagegen unter Druck. Ein guter Zeitpunkt liegt meist wenige Wochen vor dem Start, wenn die Einrichtung weitgehend steht. Zusätzlich ist eine kurze Auffrischung unmittelbar vor dem Go-live hilfreich.
Ebenso wichtig ist die Zeit danach. Nach den ersten Arbeitstagen tauchen Fragen auf, an die vorher niemand gedacht hat. Eine Nachschulung nach einigen Wochen greift diese Fragen auf und zeigt Abkürzungen, für die vorher noch kein Kopf frei war.
Kurze Anleitungen statt dicker Handbücher
Umfangreiche Handbücher werden selten gelesen. Hilfreicher sind kurze Anleitungen für einzelne Vorgänge:
- eine Seite pro Vorgang mit nummerierten Schritten
- Bildschirmfotos an den Stellen, an denen es Unklarheiten gibt
- Hinweise auf typische Fehler und wie man sie behebt
- ein zentraler Ablageort, den alle kennen
Ergänzend stellt Odoo auf seiner Website Lernvideos und Dokumentation bereit. Diese Inhalte erklären den Standard. Ihre eigenen Anleitungen beschreiben dagegen, wie Odoo in Ihrem Unternehmen genutzt wird. Beides ergänzt sich gut.
Akzeptanz im Team fördern
Neue Software bedeutet für viele Mitarbeitende zunächst Unsicherheit. Gewohnte Abläufe ändern sich, und am Anfang geht manches langsamer. Erklären Sie deshalb nicht nur, wie Odoo funktioniert, sondern auch, warum das Unternehmen umstellt. Was wird einfacher? Welche lästigen Doppelarbeiten fallen weg?
Nehmen Sie Kritik ernst. Wenn mehrere Personen an derselben Stelle hängen bleiben, liegt das selten an fehlendem Willen. Oft ist ein Ablauf noch nicht gut eingerichtet oder nicht gut erklärt. Solche Hinweise sind wertvoll und sollten in die weitere Einrichtung und in die Anleitungen einfließen.
Typische Fehler bei der Schulung
- Alle in einen Raum: Gemischte Gruppen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben langweilen die einen und überfordern die anderen.
- Nur Theorie: Ohne eigene Übung bleibt wenig hängen.
- Schulung auf unfertigem System: Wenn sich Abläufe nach der Schulung noch stark ändern, entsteht Verwirrung.
- Keine Nachbetreuung: Die meisten Fragen entstehen erst im echten Betrieb.
Wenn Sie Ihr Team selbst schulen möchten und dafür Unterstützung bei Konzept, Unterlagen oder Key-User-Ausbildung suchen, hilft Ihnen joradix mit einer Begleitung bei der Eigenumsetzung.
