Der Go-live ist der Moment, an dem Odoo das bisherige System oder die bisherigen Tabellen ablöst. Ab diesem Tag werden Aufträge, Rechnungen und Bestände im neuen System erfasst. Viele Unternehmen sehen diesem Tag mit gemischten Gefühlen entgegen. Das ist verständlich, denn der laufende Betrieb soll schließlich nicht leiden.
Ein ruhiger Start ist vor allem eine Frage der Vorbereitung. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, an die wichtigen Punkte zu denken. Passen Sie sie an Ihr Unternehmen und Ihren Projektumfang an.
Zwei bis vier Wochen vorher: Rahmen festlegen
- Stichtag bestätigen: Legen Sie verbindlich fest, ab wann in Odoo gearbeitet wird. Wählen Sie möglichst einen ruhigen Zeitraum ohne Messen, Inventur oder Urlaubsspitzen.
- Entscheidung treffen: Klären Sie, wer den Go-live freigibt und nach welchen Kriterien. Zum Beispiel: alle Muss-Abläufe erfolgreich getestet, Schulungen abgeschlossen, Datenübernahme geprüft.
- Kommunikation planen: Informieren Sie Ihr Team, und wo nötig auch Kunden und Lieferanten, etwa wenn sich Rechnungsnummern, Dokumente oder Absenderadressen ändern.
- Rückfallplan: Überlegen Sie, was passiert, wenn ein kritischer Ablauf am ersten Tag nicht funktioniert. Wer entscheidet, und wie wird übergangsweise gearbeitet?
Das System vorbereiten
- Benutzer und Rechte: Alle Mitarbeitenden haben einen Zugang. Die Zugriffsrechte passen zu ihren Aufgaben, nicht mehr und nicht weniger.
- Unternehmensdaten: Firmenname, Adresse, Bankverbindung, Steuernummer und Logo sind korrekt hinterlegt.
- Dokumente: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sehen so aus, wie sie sollen. Prüfen Sie sie mit echten Beispielen.
- Nummernkreise: Rechnungs- und Auftragsnummern starten wie gewünscht und schließen, falls nötig, an das Altsystem an.
- E-Mail: Der Versand aus Odoo funktioniert, und die Mails kommen beim Empfänger an.
- Schnittstellen: Verbindungen zu Bank, Onlineshop, Versanddienstleister oder anderen Systemen sind eingerichtet und getestet.
Daten final übernehmen
Die finale Datenübernahme folgt dem Ablauf, den Sie in den Testdurchläufen geprobt haben. Wichtig sind vor allem diese Punkte:
- Im Altsystem werden ab dem vereinbarten Zeitpunkt keine neuen Vorgänge mehr erfasst.
- Stammdaten und offene Vorgänge werden in der festgelegten Reihenfolge importiert.
- Die Fachabteilungen prüfen Summen und Stichproben, etwa offene Posten und Lagerbestände.
- Das Ergebnis wird kurz dokumentiert und freigegeben.
Ausführliche Hinweise zur Vorbereitung finden Sie im Beitrag zur Datenübernahme aus dem Altsystem in unserem Wissensbereich.
Das Team vorbereiten
- Schulungen abgeschlossen: Jede Person hat ihre wichtigsten Abläufe mindestens einmal selbst durchgespielt.
- Anleitungen griffbereit: Kurze Schritt-für-Schritt-Hilfen für häufige Vorgänge liegen an einer bekannten Stelle.
- Ansprechpartner benannt: Jeder weiß, an wen er sich bei Fragen wendet. In vielen Unternehmen übernehmen das sogenannte Key User aus den Fachbereichen.
- Erwartungen geklärt: Die ersten Tage dauern manche Dinge länger. Das ist normal und sollte offen angesprochen werden.
Spielen Sie kurz vor dem Start einen vollständigen Ablauf durch, zum Beispiel vom Angebot bis zur Rechnung. So stellen Sie sicher, dass nach der finalen Einrichtung noch alles zusammenpasst.
Am Tag des Starts
Der eigentliche Go-live-Tag sollte möglichst unspektakulär verlaufen. Das gelingt am ehesten, wenn die Aufgaben vorher klar verteilt sind:
- Die Key User und, falls vorhanden, Ihr Odoo-Partner sind erreichbar und haben Zeit für Rückfragen.
- Die ersten echten Vorgänge, etwa der erste Auftrag oder die erste Rechnung, werden bewusst begleitet und geprüft.
- Am Ende des Tages gibt es eine kurze Runde: Was lief gut, wo gab es Probleme, was muss sofort geklärt werden?
Vermeiden Sie es, am Starttag zusätzliche Termine oder größere Aktionen anzusetzen. Das Team sollte sich ganz auf die Arbeit im neuen System konzentrieren können.
Die ersten Tage und Wochen
Nach dem Start beginnt eine Phase, in der Fragen und kleinere Probleme ganz normal sind. Planen Sie dafür bewusst Zeit und Ansprechpartner ein:
- Sammeln Sie Fragen und Fehler an einer zentralen Stelle, statt sie über viele Kanäle zu verteilen.
- Unterscheiden Sie zwischen dringenden Störungen und Verbesserungswünschen. Wünsche werden gesammelt und später in Ruhe bewertet.
- Vereinbaren Sie in den ersten Wochen kurze, regelmäßige Abstimmungen mit den Key Usern.
- Prüfen Sie nach den ersten Abschlüssen, etwa nach dem ersten Monatsende, ob Zahlen und Berichte stimmen.
Häufige Fehler
- Der Go-live-Termin wird gehalten, obwohl wichtige Tests fehlen.
- Das Altsystem bleibt beschreibbar, und Daten werden doppelt gepflegt.
- Nach dem Start fehlt ein klarer Ansprechpartner für Fragen.
- Neue Wünsche werden sofort umgesetzt und bringen Unruhe in ein frisch gestartetes System.
Wenn Sie für Ihren Go-live einen Partner suchen, der vorbereitet, testet und in den ersten Wochen erreichbar ist, melden Sie sich gern bei joradix.
