Die Datenübernahme ist einer der Punkte, die bei einer Odoo-Einführung am häufigsten unterschätzt werden. Technisch wirkt sie zunächst einfach: Daten aus dem Altsystem exportieren, in Odoo importieren, fertig. In der Praxis steckt aber deutlich mehr dahinter. Es geht um Entscheidungen, Datenqualität und eine gute zeitliche Planung.
Dieser Beitrag zeigt, wie Sie den Umzug aus Ihrem bisherigen System strukturiert angehen und welche Fragen Sie früh klären sollten.
Was übernommen werden soll und was nicht
Die erste und wichtigste Entscheidung betrifft den Umfang. Nicht alles, was im Altsystem steht, muss auch in Odoo landen. Hilfreich ist die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Daten:
- Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Mitarbeitende, Kontenrahmen. Sie werden in Odoo dauerhaft gebraucht und fast immer übernommen.
- Bewegungsdaten: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lagerbewegungen, Buchungen. Hier ist zu klären, ob nur offene Vorgänge oder auch die Historie übernommen werden.
In vielen Fällen reicht es, offene Vorgänge zu übernehmen. Dazu gehören etwa offene Aufträge, offene Posten und Lagerbestände zum Stichtag. Die vollständige Historie aus Jahren zu importieren ist aufwendig und fehleranfällig. Oft ist es sinnvoller, das Altsystem oder einen vollständigen Export für Rückfragen und Nachweise lesend verfügbar zu halten. Welche Aufbewahrungspflichten für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Datenqualität vor dem Umzug prüfen
Ein Umzug ist eine gute Gelegenheit zum Aufräumen. Wer unbereinigte Daten übernimmt, trägt alte Probleme ins neue System. Prüfen Sie deshalb vor dem Export:
- Gibt es doppelte Kunden, Lieferanten oder Artikel?
- Sind Adressen, Steuernummern und Zahlungsbedingungen vollständig?
- Werden Einheiten, Kategorien und Bezeichnungen einheitlich verwendet?
- Welche Datensätze sind veraltet und können archiviert statt übernommen werden?
Legen Sie für jeden Datenbereich eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich fest. Sie kennt die Daten und kann entscheiden, was richtig ist. Die Bereinigung ist keine reine IT-Aufgabe.
Felder zuordnen: das Mapping
Altsystem und Odoo speichern Informationen unterschiedlich. Deshalb braucht es eine Zuordnung, welches Feld aus dem Altsystem in welches Feld in Odoo wandert. Dieses sogenannte Mapping halten Sie am besten in einer einfachen Liste fest. Achten Sie besonders auf:
- Verknüpfungen: Ein Auftrag gehört zu einem Kunden, ein Artikel zu einer Kategorie. Diese Beziehungen müssen beim Import erhalten bleiben.
- Auswahlwerte: Zahlungsbedingungen, Steuersätze oder Lagerorte müssen in Odoo vorher angelegt sein, damit der Import sie zuordnen kann.
- Felder ohne Gegenstück: Manche Angaben gibt es in Odoo nicht im Standard. Hier ist zu entscheiden, ob sie wirklich gebraucht werden oder entfallen können.
Odoo arbeitet beim Import mit eindeutigen Kennungen, um Datensätze miteinander zu verknüpfen. Wenn Sie diese Kennungen konsequent vergeben, lassen sich Importe wiederholen und Datensätze später gezielt aktualisieren.
Testimporte und Prüfung
Planen Sie mindestens einen, besser mehrere Testdurchläufe in einer separaten Testdatenbank ein. Jeder Durchlauf zeigt neue Fehler, die Sie im Altsystem oder in der Importdatei beheben können. Prüfen Sie die Ergebnisse nicht nur technisch, sondern fachlich:
- Stimmen die Anzahl der Kunden, Artikel und offenen Vorgänge mit dem Altsystem überein?
- Passen Summen wie offene Posten oder Lagerwerte?
- Sehen einzelne Stichproben in Odoo so aus, wie die Fachabteilung es erwartet?
Halten Sie fest, wie lange ein vollständiger Importdurchlauf dauert. Diese Information brauchen Sie für die Planung des echten Umzugs.
Schreiben Sie die Reihenfolge der Importe als Checkliste auf. Stammdaten kommen zuerst, Bewegungsdaten danach. So lässt sich der Ablauf am Stichtag ruhig und nachvollziehbar wiederholen.
Der Stichtag
Für den finalen Umzug legen Sie einen Stichtag fest. Bis dahin wird im Altsystem gearbeitet, danach nur noch in Odoo. Dazwischen liegt ein kurzes Zeitfenster, in dem die finalen Daten exportiert, importiert und geprüft werden. Viele Unternehmen wählen dafür ein Wochenende oder einen ruhigen Zeitraum, etwa einen Monats- oder Quartalswechsel. Bei der Buchhaltung ist ein Wechsel zum Beginn eines Geschäftsjahres oft am einfachsten, weil dann vor allem Eröffnungssalden übernommen werden.
Wichtig ist, dass im Altsystem nach dem Stichtag keine neuen Vorgänge mehr erfasst werden. Am sichersten ist es, Schreibrechte dort gezielt zu entziehen.
Typische Stolpersteine
- Die Bereinigung beginnt zu spät und verzögert den Go-live.
- Es wird mehr Historie übernommen als nötig.
- Die Fachabteilung prüft die Testergebnisse nicht selbst.
- Nach dem Stichtag werden Daten in beiden Systemen gepflegt.
Planen Sie außerdem eine kurze Nachkontrolle in den ersten Wochen nach dem Umzug ein. Manche Fehler fallen erst auf, wenn mit den Daten gearbeitet wird, etwa bei der ersten Mahnung oder der ersten Nachbestellung.
Wenn Sie bei der Planung oder Durchführung Ihrer Datenübernahme Unterstützung wünschen, sprechen Sie uns gern an.
